从本质上来讲，采购业务主要建立在人性关系业务之上。任何采购部门的成功，很大程度上依赖于建立在人与人之间的关系。
尽管如此，许多采购人员无法把时间用在人性化方面工作。因为数据收集、报告、交易活动、紧急情况等都是耗费宝贵时间的工作。这个问题并不是新问题，并且这些问题是驱动采购部门不断进步的主要推动力，由于都是重复率极高的工作，所以这些是可以由RPA自动化流程来完成。
 
RPA作为新兴技术已经开始应用于采购领域，并且已经被众多全球跨国大公司所应用，得到的反馈也是相当的不错。
在使用RPA之前，我们先来看看RPA的工作原理是什么，它是如何使得采购工作变得更加高效的！

RPA的技术定义及其工作原理可以用一个简单的类比来概括。例如在采购过程中，您必须重复地将数据从一个Excel文件复制到另一个Excel文件以便生成月度报告。消除这些枯燥、低价值、繁琐的任务的一种方法是创建一个宏，可以为您完成所有复制/粘贴。除了在一年中节省宝贵的时间，还可以降低出错的风险。这基本上是对RPA的简化定义。这是一种自动执行重复和脚本操作的方法，这些操作通常由用户手动或者RPA自动来执行（而不仅仅是复制/粘贴！）。
RPA的典型好处：
 

• 提高资源的利用效率
• 通过减少错误，提高数据信息的一致性和合理性
• 从系统/ IT角度来看，RPA是打破数据孤岛的宝贵的解决方案。它避免了与更换现有系统或创建接口相关的成本（投资，变更管理）和风险。RPA解决方案应用于现有基础架构之上，只需模拟用户操作即可从系统“A”获取数据并将其置于系统“B”中。

• RPA只可以执行一个实例。如果源或目标系统发生变化，它将停止正常工作
• 它需要深度的编程支持，以确保解决RPA运行时遇到的各种特殊情况。如果考虑的规则过于肤浅，RPA会让工作变得更坏，它会产生更多问题，因为它在执行规则时非常一致。如果某些东西关闭，将不断重复相同的错误
• 出于同样的原因，在实施RPA之前确保流程运行良好至关重要

• 发票处理：通过使用RPA和AI（光学字符识别+自然语言处理）的组合，可以大大减少从发票中提取基本信息并执行m-way匹配的工作量和周期时间
• RFx准备：与数据收集相关的任务（来自ERP的数量，来自PLM的规范或其他文件共享系统等）甚至可以通过使用RPA简化RFX的起草。

• 供应商信息录入：RPA可以通过抓取网络或其他数据源自动获取更多供应商数据信息，以便自动录入供应商所有信息。
• 数据映射和重复数据删除：通过规范化数据（拼写错误，格式化等）并确保遵守命名/类型约定，RPA可以成为主数据管理（MDM）的重要提供者。

• 供应商评级：这是一项需要全面收集数据的活动。可利用RPA从各种来源收集数据，并将信息整合到一个系统中，用于筛选供应商和业务审查
• 合同分析：RPA可以抓取文件共享系统，网络磁盘甚至电子邮件，它可以提取关键术语并将其作为元数据存储在合同管理解决方案中。

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