看RPA如何帮助采购部门,打破信息孤岛提高工作效率

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 从本质上来讲,采购业务主要建立在人性关系业务之上。任何采购部门的成功,很大程度上依赖于建立在人与人之间的关系。
尽管如此,许多采购人员无法把时间用在人性化方面工作。因为数据收集、报告、交易活动、紧急情况等都是耗费宝贵时间的工作。这个问题并不是新问题,并且这些问题是驱动采购部门不断进步的主要推动力,由于都是重复率极高的工作,所以这些是可以由RPA自动化流程来完成。
 
RPA作为新兴技术已经开始应用于采购领域,并且已经被众多全球跨国大公司所应用,得到的反馈也是相当的不错。
在使用RPA之前,我们先来看看RPA的工作原理是什么,它是如何使得采购工作变得更加高效的!

RPA的技术定义及其工作原理可以用一个简单的类比来概括。例如在采购过程中,您必须重复地将数据从一个Excel文件复制到另一个Excel文件以便生成月度报告。消除这些枯燥、低价值、繁琐的任务的一种方法是创建一个宏,可以为您完成所有复制/粘贴。除了在一年中节省宝贵的时间,还可以降低出错的风险。这基本上是对RPA的简化定义。这是一种自动执行重复和脚本操作的方法,这些操作通常由用户手动或者RPA自动来执行(而不仅仅是复制/粘贴!)。
RPA的典型好处:
 

  • 提高资源的利用效率
  • 通过减少错误,提高数据信息的一致性和合理性
  • 从系统/ IT角度来看,RPA是打破数据孤岛的宝贵的解决方案。它避免了与更换现有系统或创建接口相关的成本(投资,变更管理)和风险。RPA解决方案应用于现有基础架构之上,只需模拟用户操作即可从系统“A”获取数据并将其置于系统“B”中。
RPA的局限性:
 
  • RPA只可以执行一个实例。如果源或目标系统发生变化,它将停止正常工作
  • 它需要深度的编程支持,以确保解决RPA运行时遇到的各种特殊情况。如果考虑的规则过于肤浅,RPA会让工作变得更坏,它会产生更多问题,因为它在执行规则时非常一致。如果某些东西关闭,将不断重复相同的错误
  • 出于同样的原因,在实施RPA之前确保流程运行良好至关重要
RPA特别适用于运营和交易采购,因为这些区域的特点是无数的手工操作。下面这套完整的流程将很好的解释RPA是如何工作的:
 
  • 发票处理:通过使用RPA和AI(光学字符识别+自然语言处理)的组合,可以大大减少从发票中提取基本信息并执行m-way匹配的工作量和周期时间
  • RFx准备:与数据收集相关的任务(来自ERP的数量,来自PLM的规范或其他文件共享系统等)甚至可以通过使用RPA简化RFX的起草。
  • 供应商信息录入:RPA可以通过抓取网络或其他数据源自动获取更多供应商数据信息,以便自动录入供应商所有信息。
  • 数据映射和重复数据删除:通过规范化数据(拼写错误,格式化等)并确保遵守命名/类型约定,RPA可以成为主数据管理(MDM)的重要提供者。
  • 供应商评级:这是一项需要全面收集数据的活动。可利用RPA从各种来源收集数据,并将信息整合到一个系统中,用于筛选供应商和业务审查
  • 合同分析:RPA可以抓取文件共享系统,网络磁盘甚至电子邮件,它可以提取关键术语并将其作为元数据存储在合同管理解决方案中。
 
RPA与其他技术相结合,是连接孤岛的有效方式(从数据的角度来看)以节省宝贵的时间,让采购部门有更多的精力,可以更专注于人性化工作。
最重要的是,采购部门可以从实施RPA中获得巨大的收益,因为它执行收集数据工作是永无休止的,不会让采购部门错过每一条重要的信息。
 

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