RPA助力智慧采购

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采购部

 
作为公司经营运转环节不可缺少的部门之一,采购部主要负责公司的原辅材料、配件等各类物资的采购,保障公司生产经营活动的顺利进行。    
 
在经营发展的过程中,如何有效控制物资采购成本,降低企业经营成本,是每一个企业都必须面对的问题。
 
随着大数据、云计算等新一代信息技术的发展,越来越多的企业也尝试通过采用各种技术提升企业的物资采购成本管理水平,提高企业的市场竞争力。
 
采购部为何那么忙?           
 
采购部的日常工作不仅是大家想象的“买买买”那样简单,相较于公司其他部门,数字化进程略显落后的采购部亟需一个好帮手,解决采购过程中面临的各种问题。
 
  • 采购环节繁杂:企业采购流程通常包含采购计划,供应商的选择和考核,询价、比价、议价,评估,决定,请购、订购,协调与沟通,进货检收,整理付款等一系列环节。

     

  • 高成本、低效率:采购部的大部分工作都是通过人工手动完成,往往面临成本较高、大量订单数据的重复处理所带来的容易出错、效率不稳等问题。此外表单制作、物资盘点、文书制定……每一环节,都会耗费工作人员相当多的时间和精力。

     

  • 货比三家:为了以最合适的价格采购到性价比高的物资,采购部通常需要收集大量信息,以进行价格比对和质量评估。

 
RPA:采购部的好助手     
 
RPA的本质是通过替代或者协助员工在数字化设备中完成重复性工作任务,释放人力价值,助力企业降本增效。
 
在采购部门通过采用RPA技术,可以实现工作流程的自动化,最大程度帮助员工消除重复劳动,提高工作效率。同时由于RPA技术具有非侵入式的特性,不会改变现有系统。
 
RPA技术在采购部门拥有广泛的应用场景,接下我们通过云扩RPA的具体实践应用,来看一下RPA怎样助力采购部门实现降本增效。
 
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采购订单发票自动审查机器人     
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采购订单发票查验需要财务人员将发票逐一验证的结果上传至系统,提交给相关主管负责人审核。待负责人审核订单发票之后,审核通过的发票标记为已完成,审核不通过的会将结果通知财务人员。
 
 
实施云扩RPA前: 发票查验完全由人工操作,耗时耗力,效率低。
 
实施云扩RPA后:发票审核过程全部由软件机器人完成,无需人工干预。软件机器人可以将发票验证结果自动上传系统提交给相关主管,同时自动通过符合规定的订单发票,将不合规的发送邮件给财务人员,并将所有结果反馈到表格中完成记录。
 
应用效果:减少工作流程的中的大部分人工操作,极大提高工作效率。
 
 
成本数据自动化处理机器人     
 
 
著名的供应链管理专家马丁·克里斯多弗曾说: “真正的竞争不是企业与企业之间的竞争,而是供应链和供应链之间的竞争。” 从中,我们可以看出供应链管理对企业发展会产生极其大的影响。
 
供应链的成本数据处理需要员工下载各个国家和地区的供应链账目,然后人工进行数据填写入表格。员工需要在表格中进行相关操作,再把数据录入SAP再汇总给相关人员进行成本计算。
 
实施云扩RPA前:  人工需要重复处理大量的数据,容易出现输入错误。
 
实施云扩RPA后:账目数据的处理过程由RPA进行,人工可根据处理后的数据直接进行成本计算。
 
应用效果:将大量数据交给软件机器人处理准确率高,同时减少业务流程中的大多数人工操作,提升工作效率。
 

RPA 
 
 

优秀的采购组织、体系和人员能够给企业带来更多的增值服务,有了RPA的帮助,采购人员拥有了更多时间可以专注于更有价值的工作。

此外,软件机器人能够帮助员工收集更多的信息,帮助实现智慧采购从而响应世界级采购的概念,成为企业的核心竞争力。


 

特别声明:

文章来源:云扩科技(Encoo_tech)

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/sWwzp-LQNGGd8YrCrNiKVQ

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