RPA每月将41万个订单，38万张发票实现自动化，专访理光RPA负责人长本敏明--RPA中国 | RPA全球生态 | 数字化劳动力 | RPA新闻 | 推动中国RPA生态发展

理光（Ricoh）创立于1936年总部位于日本东京都，其业务遍布全球几十个国家，主要提供影印机、传真机、打印机等文仪器材。在“世界500强”中排名第461位（2013年数据），年营业额超过184亿美元。

为了简化财务、销售和后勤等业务流程并提高工作效率，理光于2016年7月开始了RPA的PoC测试，随后将其应用在几十条业务线上从而实现自动化。

在RPA的帮助下，理光内部的共享服务公司，每月将41万个订单和38万张发票业务实现自动化。

为了帮助其他企业快速实现数字化转型，以及在实际业务中如何引入、部署、使用和维护RPA，理光日本株式会社技术创新总监--饭沼充，理光日本株式会社RPA项目负责人--长本敏明接受了HRTech的访问并进行了项目经验分享。

长本敏明（左）饭沼充（右）

以下是此次访问内容：

HR Tech：什么是RPA，可以为企业带来哪些收益？

饭沼充：RPA全称为Robotic Process Automation，也称之为机器人流程自动化或数字化员工。主要通过模拟、脚本和录屏等方式将一些基于规则、重复的业务流程实现自动化，例如，让RPA机器人自动发放薪资、转账、财务审核等操作。

近些年随着AI的快速发展，RPA与其相结合一些非结构化数据业务也可以实现自动化。

长本敏明：RPA起源于欧美，并得到迅速推广应用在各个行业中。根据牛津大学发布的研究报告显示，在未来的10—20年内，组织中将有50%的工作实现软件自动化和机械化。

而麦肯锡的一项研究显示，到2025年，RPA将取代全球超过1亿个劳动力。毫无疑问，未来很多办公室白领的工作都将被RPA机器人替代。

饭沼充：RPA对于企业来说益处非常多，主要体现在工作方式的变革，人力资源压力得到缓解和工作效率的提升。

以日本为例，日本是全球老龄化和劳动力缺乏最重要的国家之一，各行业的劳动力非常匮乏，并且随着出生率的逐年下降这个问题将一直持续下去。

而RPA机器人可以将那些费时、繁琐的业务流程实现自动化，并且在投入方面与人工相比也要小的多。

以理光的RPA项目来看，企业在应用时可以分为三个阶段：

初级自动化：企业在初期使用RPA工具时相对比较简单，一般主要以熟悉功能和操作为主。只能执行一些相对固定的结构化数据业务，例如，定期进行数据备份，自动搜集全网信息等。
增强型自动化：该阶段主要将RPA与其他技术相结合以实现非结构化数据业务的自动化，如AI、OCR、智能聊天机器人等技术。目前理光的财务部门就通过RPA与OCR的结合，来实现发票提取业务自动化。

认知型自动化：该阶段是将RPA与机器学习、自然语言处理、智能数据分析相结合，除了可以执行非结构化数据业务之外，还可以通过智能判断直接为输出结果。并且随着机器学习对数据模型的优化，RPA会变的越来越聪明，更像是一名真正的员工。不过，应用这个阶段的机器人需要强大的技术支撑和大批量数据训练优化。

HR Tech：为什么RPA会如此受欢迎，理光应用RPA的背景是什么？

长本敏明：RPA与其他工具相比，无需懂编程也可以上手使用，多数产品都提供底代码、可视化拖拽的操作方式，这也是理光应用RPA的重要原因之一。

因为理光的员工数量高达几万人，如果是一款操作繁琐的软件工具，在推广普及方面是异常困难的。

此外，RPA的非侵入式部署也是我们看重的，因为理光有大量老旧遗留系统，如果进行二次开发将是一项工作量巨大的工程。

饭沼充：最近10年时间，理光一直在整合日本地区的所有销售业务进行改革以提高效率。之前理光的子公司分散在全国各个县/市，前台和后台系统也各不相同无法打造一个业务标准，致使工作效率极其低下。

2014年，理光通过将多家销售公司进行整合，成立了一家共享服务公司，主要用来处理全日本地区的合同业务，目前该公司员工已超过20000人。

该公司每月收到的订单高达410000个，需开具发票380000张，如此庞大的业务量让我们的销售和财务人员疲惫不堪，即便是加班加点有时候也无法完成。在应用RPA机器人之后，这些业务流程全部实现自动化。

早在2016年6月份，理光通过信息咨询公司首次了解到RPA机器人。不过比较担心的是，我们员工偏老龄化，那么这款软件是否易于使用；在部署方面，是否可以兼容遗留系统，这些都是考虑的重点。

带着这些疑问，于2016年7月份开始了RPA的PoC测试。在为期6周的时间里，我们对发票、订单、人事、付款等多个业务进行了测试。

其中，85%的付款业务实现自动化；之前员工手动业务每个月大概会出现1000个错误，在RPA的帮助下准确率提升了65%，错误率平均降至350个（有时候会更少）。

HR Tech：能详细介绍一下，PoC阶段你们做了哪些测试吗？

长本敏明：在进行PoC测试时，我们主要对数据匹配、数据录入和跨系统数据传输三种类型业务进行了测试。

例如，应收账款/现金申请业务是将发票金额与实际收入金额进行匹配，如果不匹配那么这个账款就有问题需要处理。

在RPA的帮助下，机器人可以自动登录到系统中，然后自行将发票与实际金额进行比对，当发现错误时机器人会将该条信息进行记录。整体工作效率提升了42.4%。

此外，还有一项任务是“项目数据录入”。我们会经常收到生产部门发来的新产品，需要将产品的各项指标录入到系统中。

首先RPA机器人会从邮箱里提取带有产品参数的Excel表单，随后登录到物品系统中，然后根据设定将所有参数录入到系统中。

整个业务流程效率提升了90.6%。在所有PoC测试完毕之后，其处理效率全部超出了我们的预期，对这个结果非常满意。

HR Tech：在PoC测试完成之后，你们是如何在内部推广的呢？

饭沼充：在2016年10月份我们将RPA机器人应用在财务、人事、产品管理等多个业务。

尤其是前面提到的订单和发票业务，是理光工作量最大的两个业务。在RPA技术组的帮助下，员工很快在自动化设计、使用方面得到了很大进步并且这些业务流程也顺利实现自动化。

对于推广方面，主要有以下几个重点：

将业务转成数字化：之前理光有很多发票还是纸质的，为了配合RPA机器人更好的操作，我们将其转化成数字化来处理。由于理光有非常成熟的扫描和OCR技术，这个很容易实现。

RPA不只是降低成本的工具：如果只是为了降低成本而应用RPA，那么它的作用将大打折扣，无法看到其他的增值价值。RPA可以为业务打造一个标准，可以为客户提升体验，这些都是其潜在的价值。

释放的人力资源该如何分配：RPA替代了大量员工的工作并释放了人力资源的压力。那么这些员工该如何更好的分配，将他们的价值发挥到最大，这是组织需要提前考虑的。例如，为员工开设学习培训班，进一步提升他们的技能来为组织创造价值。

HR Tech：对于那些即将应用RPA的企业，有什么建议？

饭沼充：企业在应用RPA时最好从“what”开始，而不是“How”。要明确应用RPA的目的性以及投入的预算是否在自己能力范围之内。在PoC阶段，不妨先从一些简单的业务开始着手，循环渐进的加大难度以达到应用的目的。

此外，RPA的维护工作也非常重要。在UI、API稳定的情况下RPA是很少出错误的，一旦这些参数发生更改，那么RPA便会出现故障无法工作。这些都是组织要提前考虑的事情。

HR Tech：在RPA的帮助下，理光未来的人力资源会有哪些变化吗？

饭沼充：不算理光总部，目前我们的共享服务中心有20000多名员工。以我们目前相同的雇佣新员工速度来看，在未来10年内，我们的员工数量将减少30%。这是因为，在RPA的帮助下，很多业务已经完全不需要人工参与，已经像工厂里的物理机器人那样将业务流程实现流水化作业。

在运营方面也会节省一大批开支，因为员工需要加班费、年终奖等各种福利，而RPA机器人可以实现7*24小时工作无需额外支出。

随着人工智能的迅速发展，未来的工作场景中将充斥着各种RPA机器人。

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