2020年的春节,一场突如其来的疫情打乱了所有人的生活节奏,也给企业带来了巨大的挑战。
在疫情期间,企业降低成本渡过难关,成了众多企业需要面临的难题。此时联合RPA系统,携手机器人开展远程办公,解决了许多企业“办公难”的问题。
在机器人自动化流程的帮助下,能够模拟工作人员的行为,自动执行相关的工作流程,且无需任何人为干预,起到智能的辅助作用。乐豆科技与德国SAP/思爱普项目组共同对淄博多家企业进行调研后发现,很多企业已经开启了智能RPA之旅!
德国SAP/思爱普公司是全球最大企业管理和协同商务解决方案供应商,世界500强企业,欧洲市值最高的公司。SAP立足为企业提供端对端的运营管理服务,支持企业预置型、云和混合部署,涵盖25个行业和12条业务线,产品畅销全球190个以上国家,可以有效助力企业在数字经济时代起跑。
从小处说,是因为当前工作的挑战:财务作为一个职能部门,日常的工作流程不仅要求较高的准确性、合规性,而且要求快速响应。但现实是什么,财务人员的日常工作可能需要跨越多个软件系统或应用才能完成,即便企业已使用 ERP 系统,具有较高信息化基础,但财务人员仍不可避免的需要做诸如此类的工作 - 手工从不同系统导出数据、筛选、匹配后再将数据输入系统。这也就导致了财务资源永远紧张、财务人员一直加班,但财务月结依旧延迟。往大处看,在当前「5G 基站建设、大数据中心、人工智能、工业互联网」等「新基建」带来的数字科技蓬勃发展的当下,财务部门又如何提供高价值工作,如何优化营运资本,做企业智慧转型的排头兵呢?
接下来我们看看,SAP 智慧 RPA 用哪些必杀技,助力财务部门的高效运营。
「智能机器人」- 智慧 RPA 的英文全称是「Intelligent RPA」,也就是说,SAP 提供的是具有认知的 RPA,通过「机器学习(Machine Learning)」,不但丰富了通常简单的、基于规则的 RPA 方法,而且还使机器人能够自己做出决定;其次,通过「对话式机器人(Conversational AI)」,用人类语言与机器人之间进行交互。SAP 的智慧 RPA 中,RPA 就是机器人的手和腿,而机器学习充当管理异常的大脑,并指导机器人执行所需的过程。机器学习还使机器人能够与系统交互,并像您期望的那样做出决策。对话式机器人就是口,发挥接口作用,以数字方式接收和发送指令。
我们看一个企业财务共享服务中心最常见的场景:供应商查询发票的处理状态 - 共享服务中心前台需要根据供应商查询信息,生成服务请求,并派单给应付会计团队;应付会计团队的相关人员接单后,登陆系统查询后回答供应商的问题,并提供相关信息。看似简单,却是共享中心非常耗时又需要认真对待的一项重要工作。SAP 智慧 RPA 针对该场景,能提供什么不同的智能化服务呢?将对 SAP 系统中的供应商发票及相关信息查询集成到机器学习和机器人流程自动化中,提供端到端的流程自动化能力,有助于共享服务中心实现卓越的运营。SAP 智慧 RPA 的实现过程如下图所示:
供应商 Hypercom 已向我们的共享服务中心发送了发票,但尚未收到我们的反馈信息,也未收到付款。供应商现在想知道发票是否已处理,以及何时付款。为此他给共享服务中心的 AP 团队发送了一封邮件。机器人通过「机器学习」理解了他的需求,从邮件中提取相关信息后,在共享服务中心自动生成服务请求。RPA 机器人会定期检查收件箱,找到新增供应商的查询邮件并开始处理。它自动登录到 S/4HANA 系统的发票查询交易界面,传输参数并读取发票状态。然后,使用 S/4HANA 标准邮件模板自动编辑邮件,发送回复并关闭服务请求。
针对该场景,使用 SAP 智慧 RPA 后财务部门会获得哪些收益呢?
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财务资源释放:在该场景中,除了「智能机器人」,没有任何财务人员参与其中。原来的这些员工,就可以集中精力处理异常和问题,避免问题堆积影响财务月结;另外通过培训,一部分员工可以去转型做高价值的工作。 -
提高工作效率,提升供应商满意度:因为是机器人在工作,所以整个处理工作的效率会大幅度提高;另外,即使同时有更多的供应商或客户的查询请求,机器人也可以快速应对。 -
减少人为错误:员工手工创建服务请求,人工查询并回答问题的过程中,存在人为错误的风险,机器人不但可以规避该风险;而且机器人通过「机器学习」,不断完善自己。
「快速应用」- 包括多种含义:
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部署快。SAP 已经交付了开箱即用的财务、采购、生产、销售等60多个业务场景。针对每个场景,SAP 还交付全套配置、测试、应用模板(针对上述的「供应商发票状态查询」场景,SAP 预交付的内容如下图所示),只要短短两周的时间,客户就可以马上使用到 SAP 智慧 RPA 的应用。
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新场景开发快。SAP 智慧 RPA 除了已交付的应用场景外,客户也可以通过 SAP 智慧 RPA的开发工作台 (Desktop Studio),进行流程自动化应用的项目开发。下为一个客户「寄售结算业务」场景实现过程。为完成一笔发票结算,需要反复跨越多个平台取数、匹配、下载、对比、校验数据是否准确、重复;依次确定是否进行发票结算。结算执行完成,还需要将原始单号回写到凭证;之后再检查记账税额与付款申请提交税额是否一致,调整税额的尾差,最终才能将该笔结算完成的发票提交付款审批。如此复杂的业务场景,除了需求分析和方案设计花费了与关键用户6个工作日的时间外,真正场景的开发测试也只用了一个顾问5个工作日的时间。
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马上可以试用。我们提供90天的免费试用租户,您可以立即开始。我们还提供视频告诉您如何设置试用账户,就等您准备好了。另外,您还可以查看我们的 SAP 发布说明,以获取我们发布的预构建机器人的完整信息以及相关文档和链接。
综上所述,SAP 智慧 RPA 通过对智能机器人(Intelligent Bots)的创建、计划、管理以及监控来实现针对跨越多系统、多服务、多架构的重复性手工流程的自动化。如同一位「虚拟同事」,智能机器人可以分解、模拟用户重复性的工作流,自动帮助员工完成一些重复性劳动。
上图是我们收集到的使用 SAP智慧 RPA 应用的客户,其财务部门应用后所实现的一些收益指标展示。智慧 RPA 在提高财务人员工作效率、缩短响应时间,提升客户满意度,降低运营成本,规避运营风险方面效果还是显著的。您,还在犹豫什么?
特别声明:
文章来源:SAP天天事
原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/GBXfiIilU9rb5UCeCEG9CA
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