为财务人员减负提效添良方,您还在犹豫什么?

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又是繁忙的一天!搜着网红小艾的各种段子解乏、开心时,您是否也暗暗的渴望--“ 如果能有个虚拟的小艾,帮我上载、下载、批导、对账、做账、回复查询… …,如果还能对对话,就更好了!这不是梦想,SAP推出的Intelligent RPA解决方案,带给您财务工作的全新体验。

 

我们先看看,更多的财务部门考虑使用RPA的初衷是什么?

 

从小处说,是因为当前工作的挑战:财务作为一个职能部门,日常的工作流程不仅要求较高的准确性、合规性,而且要求快速响应。但现实是什么,财务人员的日常工作可能需要跨越多个软件系统或应用才能完成,即便企业已使用ERP系统,具有较高信息化基础的企业,但财务人员仍不可避免的需要做诸如此类的工作-- 手工从不同系统导出数据,筛选、匹配后再将数据输入系统。这也就导致了财务资源永远紧张、财务人员一直加班,但财务月结依旧延迟。往大处看,在当前“5G基站建设、大数据中心、人工智能、工业互联网”等“新基建”带来的数字科技蓬勃发展的当下,财务部门又如何提供高价值工作,如何优化营运资本,做企业智慧转型的排头兵呢?

 

接下来我们看看。

 

SAP Intelligent RPA 全称为SAP智能业务流程机器人,也就是说,SAP提供的是具有认知的RPA,通过“机器学习(Machine Learning)”,不但丰富了通常简单的、基于规则的RPA方法,而且还使机器人能够自己做出决定;其次,通过”对话式机器人(ConversationalAI)“,用人类语言与机器人之间进行交互。SAP Intelligent RPA中,RPA就是机器人的,而机器学习充当管理异常的大脑,并指导机器人执行所需的过程。机器学习还使机器人能够与系统交互,并像您期望的那样做出决策。对话式机器人就是,发挥接口作用,以数字方式接收和发送指令。

 

我们看一个企业财务共享服务中心最常见的场景:供应商查询发票的处理状态- 共享服务中心前台需要根据供应商查询信息,生成服务请求,并派单给应付会计团队;应付会计团队的相关人员接单后,登陆系统查询后回答供应商的问题,并提供相关信息。看似简单,却是共享中心非常耗时又需要认真对待的一项重要工作。SAP Intelligent RPA针对该场景,能提供什么不同的智能化服务呢?将对SAP系统中的供应商发票及相关信息查询集成到机器学习和机器人流程自动化中,提供了端到端的流程自动化能力,有助于共享服务中心实现卓越的运营。SAP Intelligent RPA的实现过程如下图所示:

 

 

供应商Hypercom已向我们的共享服务中心发送了发票,但尚未收到我们的反馈信息,也未收到付款。供应商现在想知道发票是否已处理,以及何时付款。为此他给共享服务中心的AP团队发送了一封邮件。机器人通过“机器学习”理解了他的需求,从邮件中提取相关信息后,在共享服务中心自动生成服务请求。RPA机器人会定期检查收件箱,找到新增供应商的查询邮件并开始处理。它自动登录到S/4HANA系统的发票查询交易界面,传输参数并读取发票状态。然后,使用S/4HANA标准邮件模板自动编辑邮件,发送回复并关闭服务请求。

 

针对该场景,使用SAP Intelligent RPA后财务部门会获得哪些收益呢?

 

第一,财务资源释放:在该场景中,除了“智能机器人“,没有任何财务人员参与其中。原来的这些员工,就可以集中精力处理异常和问题,避免问题堆积影响财务月结;另外通过培训,一部分员工可以去转型做高价值的工作;

 

第二,提高工作效率,提升供应商满意度:因为是机器人在工作,所以整个处理工作的效率会大幅度提高;另外,即使同时有更多的供应商或客户的查询请求,机器人也可以快速应对。

 

第三,减少人为错误:员工手工创建服务请求,人工查询并回答问题的过程中,存在人为错误的风险,机器人不但可以规避该风险;而且机器人通过“机器学习“,不断完善自己。

 

“开箱即用”的业务场景- SAP为实现自动化发票管理和协同;在财务月结期间自动执行对账;实现共享服务中心自动化的数据管理;使用软件机器人将部分财务帮助工作台操作数字化;将应收账款流程中的手动任务自动化;将应付账款流程中的手动任务自动化;将SAP系统与财务人员钟爱的万能excel、其他多种工具、系统与机器人结合起来。在SAP Intelligent RPA投入市场的几个月时间,已经提供30多个开箱即用的财务场景,详见下表。但SAP Intelligent RPA所提供的场景不会就此止步,客户的需求在哪里,SAP会随时跟进。

 

  

 “快速应用”- 包括多种含义:

 

第一,部署快。SAP已经交付了开箱即用的财务、采购、生产、销售等60多个业务场景。针对每个场景,SAP还交付全套配置、测试、应用模板(针对上述的“供应商发票状态查询”场景,SAP预交付的内容如下图所示),只要短短两周的时间,客户就可以马上使用到SAP Intelligent RPA的应用。

 

 

第二, 新场景开发快。SAP Intelligent RPA除了已交付的应用场景外,客户也可以通过SAP IntelligentRPA的开发工作台(Desktop Studio),进行流程自动化应用的项目开发。我刚参与完一个客户“寄售结算业务”场景实现过程。为完成一笔发票结算,需要反复跨越多个平台取数,匹配、下载、对比、校验数据是否准确、重复;依次确定是否进行发票结算。结算执行完成,还需要将原始单号回写到凭证;之后再检查记账税额与付款申请提交税额是否一致,调整税额的尾差,最终才能将该笔结算完成的发票提交付款审批。如此复杂的业务场景,除了需求分析和方案设计花费了与关键用户6个工作日的时间外,真正场景的开发测试也只用了一个顾问5个工作日的时间。

 

 

第三, 马上可以试用。我们提供90天的免费试用租户,您可以立即开始。我们还提供视频告诉您如何设置试用账户,就等您准备好了。另外,您还可以查看我们的SAP发布说明,以获取我们发布的预构建机器人的完整信息以及相关文档和链接。

 

  “一站式访问”:SAP机器人商店(SAP Bot Store)。通过SAP机器人商店,您可以通过更快、更容易的渠道访问SAP所提供的机器人内容。SAP机器人商店与SAP智能机器人流程自动化工厂完全集成,我们的客户可以随时使用。您可以找到我们预先构建的机器人,并直接将它们部署到您的租用订阅中,而无需任何文件导入和导出的麻烦。

 

 

  “无缝集成”- SAPIntelligent RPA已实现与SAP ERP系统无缝集成,让您无后顾之忧,既不必考虑集成及后续维护的工作量及成本,也无需担忧后续系统升级的影响。除了S/4HANA和S/4HAN Cloud之外,我们预交付的场景中还包括为ECC客户定制的场景内容。针对不同的应用,SAP预交付的文档已经提供详细的系统版本信息。打通SAP不同系统间的无缝应用,本是SAP一贯的准则。另外,SAP一直在关注RPA领域,不断倾听来自客户的声音。通过调研,我们发现客户已使用的机器人程序中,大约60%的场景都要使用到SAP系统,而这些程序与SAP系统的集成都是通过定制开发实现。这对RPA的可扩展性,系统集成而增加的复杂性,给用户带来了挑战。SAP通过健壮的API为SAP系统提供原生集成的产品,而不是浮在表面的UI层,由此SAP Intelligent RPA带来传统RPA解决方案所没有的稳定性。另外,我还想强调的是,SAP IntelligentRPA是在收购了欧洲市场上RPA的翘楚Contextor(法国RPA供应商,在收购前,其在RPA市场上已有20年的历史,在各个行业客户众多。收购的2018年,其在Gartner上是RPA排名前十的产品)后,没有直接把Contextor推向市场,而是基于SAP的质量和标准,对RPA产品进行了重写和重构,结合SAP的产品、解决方案、行业经验,在此基础上SAP化后的产品,我们是厚积薄发,必定后来居上。

 

综上所述,SAP 智慧 RPA 通过对智能机器人 (Intelligent Bots) 的创建、计划、管理以及监控来实现针对跨越多系统、多服务、多架构的重复性手工流程的自动化。如同一位「虚拟同事」,智能机器人可以分解、模拟用户重复性的工作流,自动帮助员工完成一些重复性劳动。

 

下图是我们收集到的使用SAP Intelligent RPA应用的客户,其财务部门应用后所实现的一些收益指标展示。SAP Intelligent RPA在提高财务人员工作效率、缩短响应时间,提升客户满意度,降低运营成本,规避运营风险方面效果还是显著的。您,还在犹豫什么?

 

 

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