【聚焦RPA】如何挑选RPA实施供应商及管理RPA部署

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2020年初突如其来的疫情,让越来越多的企业感受到运用数字化手段重构公司商业模式、重塑管理流程乃至公司治理结构的必要性和紧迫性。同时,越来越多的企业已认识到机器人流程自动化(RPA)是可以帮助企业快速实现数字化转型的必备工具。那么,RPA作为数字化工具如何帮助企业成功实施落地?选择一家经验丰富的咨询及实施服务供应商很重要。本期聚焦RPA分享一篇由Teresa Leung[1] 撰写的卓佳集团在验证RPA供应商资质和管理RPA部署方面的成功经验。

     
随着越来 越多的企业财务职能部门致力于将重复性任务实现自动化,以腾出时间来帮助所在的企业推动业务增长,为此,他们现在会面临如何在越来越多的机器人流程自动化(RPA)供应商中寻找合适的实施合作伙伴。 
 

卓佳集团(Tricor Group)的集团转型总监Eric Cheung在谈到他在财务团队中部署RPA的经验时说,财务负责人在选择解决方案提供商时需要对供应商的资质和能力持谨慎态度。这一步对于正确开始RPA部署而言至关重要。

此外,他还表示,财务部门不应只关注短期成效,而应着眼于长期成效,因为RPA与其他技术一样,需要财务部门通过特定的部署程序,同时需要花费时间才能完成。他补充道,这些程序包括识别需要自动化的必要流程、选择解决方案以及进入测试阶段。

Tricor是一家总部位于香港提供商业扩张的服务公司,公司在香港、日本和马来西亚有56个机器人与人工协同工作。人机协同的混合团队利用机器学习技术,为其内部的财务部门和外部客户完成从银行对账单和发票中提取数据并处理数据等工作。该公司还在探讨是否有可能使用这项技术用于应收账款管理中,以改善公司的信用控制管理。


1、验证供应商所声称的能力    

根据Cheung的说法,以下是财务负责人应该问的一些关于供应商的销售宣传和他们应该采取的行动的问题。

供应商是否拥有其声称的专业知识?对于声称自己是某种技术专家的供应商来说,财务职能并不陌生。

Cheung建议,财务部门核实任何此类声明的一种方法是进行自己的概念验证(POC,proof-of-concept)。

他说,通过进行概念验证,财务部门可以测试供应商的能力,查看提议的解决方案是否能够有效地完成技术的预期目标。他补充说,该流程还可以有助于让利益相关者参与进来,并管理用户对技术的期望。

普华永道在其《成功实施RPA需要时间》报告中强调,公司应选择简单流程中的一小部分进行概念验证,以评估实施RPA的可能性。该报告补充道,公司应该将概念验证视为了解一项技术和一种产品的机会,并且在POC上不宜花费过多时间。

此外,供应商经常声称他们拥有一支专家团队,可以在实施过程中提供帮助。然而,这并不等同于承诺会派遣足够的人员来实施RPA解决方案。Cheung建议,在达成交易之前,财务部门应该让供应商确认他们将派出多少专家来实施(通常可以向供应商索要专家简历及相关资格证明)。

供应商是否夸大了您获得收效的速度?他指出,如果财务职能部门希望将RPA融合机器学习技术一起使用,以实现流程的完全自动化,那么,他们不应该期望能立即看到收益。

在发票处理场景中,通过查看主题行(通常包含“发票”一词),将附带的发票下载到预定义的文件夹中,并在财务部门使用的会计软件中创建账单,RPA工具学习识别通过电子邮件发送的发票可能不会花费太多时间。

然而,随着公司尝试自动化更多的应付账款流程,例如从发票中提取信息(供应商名称、购买的产品或服务、发票到期日、到期金额、发票编号等),他们需要将机器学习与RPA结合起来部署。

在这种情况下,启用支持机器学习的机器人可能需要六个月的时间来学习识别足够数量的发票样本,然后才能正确提取数据。

“如果这是您实现的第一个自主学习机器人,那么,您应该期待一个更长的时间框架,来(学会如何做某事)” Cheung建议。“这可能比您最初的预计要多花至少50%的时间,因为您的员工也需要花时间学习如何使用它。”

STP?术语在上下文中是什么意思?与潜在客户会面的RPA供应商可能会使用术语,例如直通式处理(STP)百分比和准确性。

据Cheung的介绍,STP是指具有光学字符识别和机器学习功能的机器人能够自信而准确地阅读的文档的百分比。

他解释说,对于机器人有信心阅读的文档,准确性是指机器人能够正确阅读的字段的百分比。

Cheung指出,虽然了解这些术语的含义至关重要,但是,了解达到预期的STP百分比和准确性所需的时间和必要的人力资源也同样重要。


2、选择供应商后的管理部署    

Cheung指出,在让供应商阐明他们的主张并选定供应商及其解决方案后,财务部门仍有以下问题需要解决,以确保RPA部署成功:

定义部署成功。首席财务官需要思考如何定义成功并有一套清晰的关键绩效指标(KPI)来证明投入的合理性。

Cheung提出,关键绩效指标应该包括短期和长期目标。

他认为,短期目标可以是一个流程中可以减少的步骤数,而长期目标可以是确定机器人部署是否有助于现有的持续改进方案。

准备 足够的高质量数据。财务需要高质量的数据来正确地训练其机器人。

为了确保数据质量,Cheung表示,财务部门将不得不寻求工具或信息技术的帮助,以消除不准确的数据或重复数据。

他补充说,如果需要任何图像,财务团队将必须寻找相关的高分辨率图像对机器人进行训练。

管理变革。在项目实施前和整个项目过程中,公司需要让高级用户和初级用户都参与进来。

Cheung表示,变更管理任务包括清晰地传达RPA的愿景和目标,让核心用户参与机器人程序的设计,以及让用户尽早熟悉流程的变化。

参与管理。在财务的技术项目上与Cheung有合作的卓佳集团首席财务官兼首席运营官Wendy Wang提到,财务还需要与公司的管理团队紧密合作,并进行有效地沟通,以确保RPA的成功。

Wang表示,RPA的部署是管理团队精心打造的Tricor数字转换蓝图的一部分。“我们不做任何假设。作为一个团队,我们相信有效的沟通有助于我们度过各种难关,并在部署过程中共同克服挑战。” 她说。

建立自动化卓越中心(ACOE)。在部署的初始阶段之后,财务团队可以在RPA的成功基础上继续发展。ACOE,是为重点领域提供领导、最佳实践、研究、支持和培训的团队或共享设施,是一项所有业务职能都可以从中受益的增值服务。

Cheung说,ACOE的范围可能因公司而异,但它可以包括基础设施、机器人的指挥中心、机器人开发和测试、流程改进、业务分析和项目管理。

ACOE在帮助各职能部门和单位有效地使用RPA的同时,还可以使其他团队在后期阶段为整个组织做出贡献。

“当一家公司RPA的使用趋于逐渐成熟时,可能会将一些ACOE的工作分配到各个业务部门和职能部门,包括财务部门,”他说。“员工接受培训,可以成为开发RPA流程的普通开发人员(citizen developer),并推动整个组织RPA的持续改进。”

记住您的目标

随着RPA技术的发展以及竞争激烈的供应商继续争相努力地为财务团队提供最新的工具,财务主管可以通过牢记RPA部署的目标来保持专注并取得成功。

“财务部门之所以部署RPA是因为它必须实现目标,”Cheung提出。"记住这些目标,它们将在整个RPA之旅中给您指引."

 

技术与转型、战略与创新、治理与风险 

[1] Teresa Leung为驻香港自由撰稿人,文章发表于FM杂志,UiPowerTech 编译


 

特别声明:

文章来源:Automation Anywhere

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/Zn7GsqTz2N2xDsBFB_3x0A

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