RPA加持财务共享服务中心,助力企业财务转型

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财务的未来是信息化、自动化、数字化和智能化。“大智若云”—— 大数据、人工智能、移动互联网、云计算和物联网等技术的快速发展,正在促使未来成为一个“万物互联、无处不在、虚实结合、智能计算、开放共享”的智能时代,财务部门应积极尝试新兴技术,促进财务数字化转型,帮助企业提升经营能力、洞察商机并预测未来。

追溯财务的发展历程,技术进步引发了财务的数次变革。会计电算化用小型数据库和简单的计算机软件取代了部分人工核算工作,实现了计算能力和存储能力的巨大飞跃。ERP的诞生和计算机网络的普及,把封闭、分散的财务集中起来,通过流程再造和专业分工实现了财务共享。借助信息化手段,企业实现了对财务信息的快速处理和实时共享,财务管理逐步从核算型向管理型转变。“大智若云”进一步革新了财务的技术工具,悄然改变着财务的工作模式,传统财务将逐步向自动化、数字化和智能化转型。

财务共享中心存在大量规则明确的重复性流程,这为财务的自动化转型提供了基础。机器人流程自动化(Robotic Process Automation,以下简称RPA)技术应运而生,在专业分工明确、流程标准统一的财务共享服务中心有着广阔的应用空间。

财务共享服务中心很多流程都符合财务机器人的适用标准(见表1)。本文简要介绍财务机器人在费用报销、采购到付款、总账到报表、税务管理等几类典型流程上的应用。

RPA(robotic process automation 机器人流程自动化)以自动化软件作为虚拟劳动力(digital labor),依据预先设定的程序与现有系统进行交互并完成预期的任务。通过RPA软件“机器人”可以捕捉并模拟我们日常的键盘、鼠标操作等人机交互行为,它们可以完成识别、触发、通信、文本生成等任务,自动执行重复性的业务流程。RPA技术有诸多好处,也是目前最受欢迎的人工智能应用技术之一。因为它与人类相比从不休息,也不会犯错,可以大幅度降低使用成本。RPA的使用无需改变现有系统架构,并且可以集成OCR和NLP等人工智能模块实现更多功能。

RPA在财务共享中心的适用场景,理论上讲人通过电脑执行的高重复性、有既定逻辑的流程都可以被认为是适用场景。从财务业务场景来讲,RPA机器人可以从销售到收款、采购到付款、资金管理、税务管理、总账到报表、费用报销、存货与成本等诸多环节等等。融合OCR和NLP智能模块的RPA机器人可以具备更高级别的计算机视觉和语义处理能力,自动完成更精准的信息识别、抽取和录入,表单和文档的生成等任务,对于复杂业务和文档的处理、文档和表单的变化有更强的语义自适配能力。下面和大家介绍RPA+NLP+OCR在财务共享中心的7大应用场景流程。

 

1.销售到收款环节

销售到收款流程是企业实现收入的关键环节,也是财务人员繁杂且重要的工作流程。账务对账机器人可以同时自动登录多个企业网银或登录第三方支付交易平台,按照账务处理的要求,自动下载多个银行交易流水,并对流水进行筛选分类之后,存入指定文件夹。财务对账机器人登录财务系统下载多个账户科目余额,自动将银行流水明细与相关科目余额进行对账处理。与此同时,RPA对账机器人还可以自动完成财务系统记账凭证的编写、同业存款及其他货币资金科目的余额对账、生成账务核对差错明细表、自动出具银行余额调节表等流程。

自动开票机器人,财务部门专职人员每周需要收集大量的销售记录或开票申请,并按照申请人的要求开具增值税发票,在保证开票信息准确的情况下,重复繁重的工作常常占用财务人员很多的时间,RPA自动开票机器人自动登录ERP系统中的导出待开票申请记录,自动登录税控盘或票控盘将开票信息录入到开票系统,完成开票动作,准确率可以达到100%。

 

信用管理机器人

可以实现自动登录外部征信系统或网站、获取、汇总并截图保存查询结果,提升工作效率,保障征信数据完整性。

 

2.采购到付款环节

供应商数据管理机器人

可以自动将供应商提供的资料信息进行上传系统处理,如:营业执照、财务报告、企业征信信息,法人信息等,利用NLP和OCR技术对财务报表和营业执照等内容识别后进行自动化的工作,工作流程耗时大幅减少,从原来的数小时缩减至仅需几分钟,大幅减轻财务人员的工作量。
 

发票管理机器人

通过扫描发票进行OCR识别,自动对识别的结果,基于明确的规则执行发票的校验工作,实现多单(发票、合同、订单、出货单、收货单、审批单)的自动匹配工作。同时,发票管理机器人还可以进行发票查验工作,机器人自动登录到国税总局的网站,自动输入相关字段和验证码,完成发票查验工作并获取相关查询截图。

 

3.在资金管理环节

资金管理机器人

自动登录企业网银,根据设定的资金划线自动执行资金调拨的数据录入,生成资金支付申请单。资金管理机器人自动操作企业网银查询账户余额,触发阀值自动通过短信或邮件方式通知相关负责人。同时资金管理机器人还可以自动操作完成每日日报、融资利息表的制作。

4.在税务管理环节

税务申报机人

按照监管的要求,自动进行数据的采集和处理,实现财务报表科目的自动计算及一键生成,全流程从12小时降低至1.5小时以内,效率提高7倍。

5.总账到报表环节

财务报表生成机器人自动实现企业财务报表内容识别和录入系统,审计报表生成自动化。全流程从4小时降低至10分钟内,效率提升23倍。财务报表生成机器人还可以自动完成关联交易处理、自动账务结转、自动凭证打印工作。

6.费用报销环节

费用凭证占企业会计凭证总量70%以上,单据发起人要耐心填报各种单据信息并通过影像系统上传影像,财务人员更要细心进行复核。由于费用种类较多且检查点多,纯人工审核,耗时耗力且无法保证百分百的准确率,费用管控难。

费用报销机器人根据设定的审核逻辑,自动实现报销单据核对、费控规则的匹配、报销异常事项提醒、同时自动实现付款功能。

7.存货与成本环节

成本统计机器人根据业务规则的要求,自动完成成本统计指标的录入,自动完成期末成本、费用分摊的循环处理,并对异常情况进行处理。

 

SAP在行业内经过了长时间的沉淀,对行业的理解非常成熟,更懂得利用数字化为不同企业赋能,这些经验非常宝贵~


 

特别声明:

文章来源:互联网下的 ERP +

作者:George Don様

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/Ol34u67igtr68I4c37kXOQ

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