拥有300年历史的国分集团通过RPA,每月8000个对账单实现自动化

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俗话说“三十年河东,三十年河西”,没有企业能永远站在时代的巅峰立于不败之地,尤其是在变幻莫测的商场。今天为大家介绍的这家企业却打破了常规。它异常低调,却能平稳的经历时代的变迁,经历308年的风风雨雨仍屹立不倒,它的成长轨迹也映射出了日本食品行业的发展历史。它就是—日本国分株式会社。

 

国分集团由日本人国分勘兵卫创立于1712年江户日本桥。经过300多年的发展,国分集团的业务几经更迭,涵盖了食品批发、物流、零售、进出口贸易等多个业务板块。是仅次于三菱食品和Nippon Access的日本第三大销售公司,年销售额高达18857亿日元(2018年销售数据)。

 

 

目前超过10000万家供应商为国分提供超过60万种货品,与便利店,百货商场,药妆店,酒类专卖店,餐饮业等35,000家企业有业务往来,并且这些供应商和合作伙伴遍布世界各地。这为国分集团带来了海量的销售和采购工作,其中包括:订单、对账单业务、发票业务、物流跟踪、供应商验证等等。为了提高这些工作业务的效率和节省人力资源,国分集团开始谋求数字化转型。于是在2016年初,开始进行RPA项目的PoC测试,随后逐步地将RPA机器人部署在各个业务领域。

 

左起:饭原真理、松崎明菜、东条荣一

 

国分数字化业务管理部经理东条荣一表示,由于国分的销售部门每个月都会与经销商、供应商产生大量的销售数据往来,例如:供应商每次向国分发货时都会附带一份Excel表格邮件,以验证货品的准确性,一般每个月大概约有5000—7500份这样的邮件。在接收邮件后,仓库人员还需要提取这些数据,然后录入到仓库系统中以供销售人员查询使用。为了缓解人力资源的压力,我们开始寻找一款工具来简化这一流程。

 

在2015年的时候“RPA”这一概念并没有受到太多人的关注。当时,我参加了一个名为“Retail Tech”的科技展览会,在那个大会上我第一次见到了RPA机器人,并且被它的自动化功能深深吸引。在2016年初我们选择了3个业务线进行了PoC测试,并于2月开始将RPA应用到其他业务中。到目前为止,RPA机器人已自动完成80%以上的邮件提取与转换业务,最让人惊喜的是之前的人工处理经常会造成数据错误,RPA极大地提高了数据的准确率。

 

国分数字化业务管理部经理:东条荣一

 

在谈到RPA机器人的好处时,应收帐款管理部松崎明菜则表示,在2018年9月的时候RPA机器人被应用在了应收帐款管理部门。起初,该部门每个月需要发送8000多份货物对账单给供应商,来完成每个月的货物清点工作。但是这个部门一共只有13个人,每个人大概需要负责处理400—500份账单。

 



应收帐款管理部:松崎明菜

 

由于对账单发送之后,需要等待供应商的确认,一般等待时间在2—10小时左右,这为繁重的工作添加了更多的不便。在应用RPA机器人之后,员工每天只需要将付款对账单的PDF文件扫描至服务器上,RPA机器人便会根据设定自动提取这些文件,然后通过邮件发送给指定的供应商,而员工只需要做数据校准工作即可。

 

 

人力资源主管饭原真理则分享了RPA机器人在人事部门的实例。由于日本老龄化异常严重,在招聘人才方面是所有企业所面临的难题。过去人工招聘需要逐个的将招聘信息发送到每一个招聘平台,然后等待应聘者的简历并开始进行筛选、通知、面试等环节。由于时间的问题,招聘人员下班后便无法及时的看到应聘者的信息,这很容易造成人才的流失。在应用RPA机器人之后,RPA机器人自动将招聘信息发送到所有平台,如收到应聘者简历,会自动下载该简历并通过AI技术的帮助自动筛选该简历。如果符合初选,RPA机器人将自动通知应聘者。在提高效率的同时,将为企业快速招聘到合适的业务人才。

 

人力资源主管:饭原真理

 

最后,东条荣一认为国分集团可以横跨多个世纪,成为拥有300多年历史的悠久企业,这与它的创新精神是密不可分的。未来,国分集团将在全球54个国家28家分公司部署RPA机器人,以实现更多业务流程的自动化和创造更多的收益。

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