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在上次的专题里， U智为大家披露了RPA与AI之间的关系，相信大家也了解到RPA背后蕴藏着巨大的潜能（点击这里回顾：如何解释 RPA与AI之间的关系？）。那么，RPA是不是无所不能的呢？又有哪些地方并不适用RPA呢？想要洞悉RPA的机会，请听U智为你一一道来！

RPA的力量超乎你想象

未来，在众多领域中，用机器替代人来进行工作已经是不可避免的趋势了。机器人流程自动化（RPA）不仅可以为企业提高效率，更可以为企业提升效益。因此，越早实现办公室流程自动化，企业的竞争力就越发明显。

举个例子：如银行业，像开设账户或处理抵押贷款申请这样的业务可以通过RPA来实现。而同样，保险公司可以用RPA处理伤害索赔等事宜，以此来提高工作效率。在运输行业，供应链和物流业务都可通过RPA进行优化。所以，我们可以说， RPA在各领域的可能性是无穷无尽的，特别是在企业中如果有需要处理繁琐的人工流程时，RPA是必不可少的。

当然，需要提醒大家注意的是，RPA蕴含的巨大潜力并不代表它无所不能。有部分专家认为，并不是所有的流程都适合使用RPA，具体需要通过多方面审核考量后再做决定。

找到适合RPA的流程

当船在迷雾中迷失方向，便难以到达彼岸，因此要想发挥RPA的威力，整理出RPA可以适用的流程至关重要。而如果在并没有完全理解RPA意义的情况下就胡乱使用它的话，反而会事倍功半。

假设，你尝试为发票审批实现流程自动化管理，但你没有注意到，你们公司有30多个不同层级的审批线。造成这一现象的原因是公司在收购不同的业务后，某些高层不喜欢使用新流程而继续沿用了原有流程。在这种本身流程就一团糟的情况下直接套用RPA，在执行过程中必然会出现种种问题。这样做的话，不仅不能帮助实现流程自动化，还可能需要你花费更大量的时间进行检查和返工，从而导致你的工作效率更为低下。

那么，我们应该如何避免上述所说的情况呢？在回答这个问题之前，让我们先来看看这份工作是否符合以下特征：

高重复性
高工作强度
基于特定规则而执行
容易出现人为错误

如果一份工作符合以上任何一个特征，那么它很可能可以适用RPA来提高效率。如果光看以上4点觉得还不够清晰，我们还可以通过以下7个问题，来判断一份工作是否适用于执行RPA：

1.这份工作是否可以由员工坐在电脑前完成？

2.公司的业务系统是否缺少API或应用程序背后的数据库而无法访问？

3.在业务应用程序中更新信息的核心供应商是否收取额外费用？

4.这份工作是否需要员工每周定期完成？

5.任务是否涉及敏感数据？（在这种情况下专家指出，RPA机器人可能更适合处理敏感信息，因为它可以减少由于人为错误导致数据处理不当的可能性）

6.是否需要在人员配备有限的情况下快速完成任务？

7.是否有员工不喜欢此类重复性的工作？

如果，出现了以上的现象，那么请注意，可能你真的需要RPA来为你处理流程了。只要知道并执行适合的RPA流程，不仅可以提高效率，还可以提高员工对工作的满意度。

为RPA构建诊断框架

当然，通过上述的提问，我们可以初步了解到这份工作是否适用RPA。而在之后， 我们可以构建一个RPA流程诊断检查表，通过系统地评估所有功能和垂直领域上的流程，来更进一步确定哪些流程适合使用RPA。首先，需要明确7个标准条件：

交易量
容易出错或进行返工
流程的可预测性
基于规则的异常处理
涉及体力劳动
系统升级时间
控制重要性

通过评判的方式（例如用低、中、高进行评判或者从1-10进行数值评分）对潜在RPA进行评级，看它是否符合以上的7个标准。这样的话，可以帮助我们更清晰地确定需要优化项目的优先顺序，以此来制定更好的解决方案，让RPA能发挥出更多更大的作用。

洞悉RPA的机会

在一系列的评估和量化后，我们会发现，其实大多数的业务和部门都十分适用RPA流程，如：

财务：销售订单处理，发票处理，应付账款管理等
管理报告 ：收集信息来源，并将数据信息在表单中进行统计等处理
市场营销 ：列表管理，电子邮件管理，社交管理，数字营销，CRM管理等
IT/HR：员工入职或者离职手续等

对RPA而言，它的机会无处不在 。除了像我们开篇就举过例子的银行、保险、物流等行业外，它还特别适用于那些耗时多、成本高、流程循环的行业，例如：医疗行业。有业内人员发现，RPA可以显著改善医疗系统非临床方面的低效率，以往费时费钱的繁琐过程可以通过RPA进行优化，例如，检索赔偿的状态，医生资格的查询等。 所以说，RPA能让人们从数据中解放，从而去完成更多创造性的工作。

适合RPA的4项任务

在知道哪些流程特别适合使用RPA之后，我们可以再来了解一下，RPA在实际的使用中所适用的4项任务：

1. 更新信息。某些企业需要经常清理及更新系统中的邮箱地址，而在需要处理大量邮箱数据的时候，通常会需要IT人员介入帮忙。而使用RPA，即使你不懂编程，也可以轻松完成这件事情，避免了大量手动的重复劳动。RPA可以自动访问每个账号并进行更新，并且可以确保重要的信息不会遭到泄露。

2. 迁移信息。 如果遇到公司合并等情况，企业就需要将信息数据从一个系统转向另一个系统。这个时候，如果使用RPA，就可以用超人的速度让数据从旧系统导出，来完成整个转移。RPA的优势在于，不单单是数据可以迅速得到迁移，还可以将一系列的操作日志都得到保存和记录。

3. 紧急任务。如果需要短时间操作大量的任务，就可以请RPA帮忙。因为RPA可以比人更快地运行大量重复的工作。如果一家银行发生借记卡或信用卡的数据泄露事件，这家银行肯定希望争分夺秒地关闭这些信用卡，以保护客户免受资金被盗的麻烦。这个时候，RPA就可以最大化地发挥它的优势了。

4. 系统监视。 RPA可以用来监视关键的业务系统。例如：一家在线的零售商如果在线上的某个环节产生错误，不仅会产生经济损失，更可能会失去自己重要的客户。而通过RPA，零售商可以利用它来模拟客户与其在线应用程序的互动，以确保事情顺利进行。如果发现任何问题，RPA会以多种方式及时报告问题，包括电子邮件、短信或其他社交软件的通知等等。