如何洞悉RPA的机会?

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在上次的专题里, U智为大家披露了RPA与AI之间的关系,相信大家也了解到RPA背后蕴藏着巨大的潜能( 点击这里回顾:如何解释RPA与AI之间的关系? )。那么,RPA是不是无所不能的呢?又有哪些地方并不适用RPA呢?想要洞悉RPA的机会,请听U智为你一一道来!
 
 

01

RPA的力量超乎你想象

未来,在众多领域中,用机器替代人来进行工作已经是不可避免的趋势了。机器人流程自动化(RPA)不仅可以为企业提高效率,更可以为企业提升效益。因此,越早实现办公室流程自动化,企业的竞争力就越发明显。

 

举个例子:如银行业,像开设账户或处理抵押贷款申请这样的业务可以通过RPA来实现。而同样,保险公司可以用RPA处理伤害索赔等事宜,以此来提高工作效率。在运输行业,供应链和物流业务都可通过RPA进行优化。所以,我们可以说, RPA在各领域的可能性是无穷无尽的,特别是在企业中如果有需要处理繁琐的人工流程时,RPA是必不可少的
 


当然,需要提醒大家注意的是,RPA蕴含的巨大潜力并不代表它无所不能。有部分专家认为,并不是所有的流程都适合使用RPA,具体需要通过多方面审核考量后再做决定。

 
 

02

找到适合RPA的流程

当船在迷雾中迷失方向,便难以到达彼岸,因此要想发挥RPA的威力,整理出RPA可以适用的流程至关重要。而如果在并没有完全理解RPA意义的情况下就胡乱使用它的话,反而会事倍功半。

 

假设,你尝试为发票审批实现流程自动化管理,但你没有注意到,你们公司有30多个不同层级的审批线。造成这一现象的原因是公司在收购不同的业务后,某些高层不喜欢使用新流程而继续沿用了原有流程。在这种本身流程就一团糟的情况下直接套用RPA,在执行过程中必然会出现种种问题。这样做的话,不仅不能帮助实现流程自动化,还可能需要你花费更大量的时间进行检查和返工,从而导致你的工作效率更为低下。

 

那么,我们应该如何避免上述所说的情况呢?在回答这个问题之前,让我们先来看看这份工作是否符合以下特征

  • 高重复性

  • 高工作强度

  • 基于特定规则而执行

  • 容易出现人为错误    


如果一份工作符合以上任何一个特征,那么它很可能可以适用RPA来提高效率。如果光看以上4点觉得还不够清晰,我们还可以通过以下7个问题,来判断一份工作是否适用于执行RPA

 

1.这份工作是否可以由员工坐在电脑前完成?
2.公司的业务系统是否缺少API或应用程序背后的数据库而无法访问?
3.在业务应用程序中更新信息的核心供应商是否收取额外费用?
4.这份工作是否需要员工每周定期完成?
5.任务是否涉及敏感数据? ( 在这种情况下专家指出,RPA机器人可能更适合处理敏感信息,因为它可以减少由于人为错误导致数据处理不当的可能性 )
6.是否需要在人员配备有限的情况下快速完成任务?
7.是否有员工不喜欢此类重复性的工作?

 

如果,出现了以上的现象,那么请注意,可能你真的需要RPA来为你处理流程了。只要知道并执行适合的RPA流程,不仅可以提高效率,还可以提高员工对工作的满意度。

 
 

03

为RPA构建诊断框架

当然,通过上述的提问,我们可以初步了解到这份工作是否适用RPA。而在之后, 我们可以构建一个RPA流程诊断检查表,通过系统地评估所有功能和垂直领域上的流程,来更进一步确定哪些流程适合使用RPA。 首先,需要明确7个标准条件:
  • 交易量
  • 容易出错或进行返工
  • 流程的可预测性
  • 基于规则的异常处理
  • 涉及体力劳动
  • 系统升级时间
  • 控制重要性

 

通过评判的方式(例如用低、中、高进行评判或者从1-10进行数值评分)对潜在RPA进行评级,看它是否符合以上的7个标准。这样的话,可以帮助我们更清晰地确定需要优化项目的优先顺序,以此来制定更好的解决方案,让RPA能发挥出更多更大的作用。
 
 

04

洞悉RPA的机会

在一系列的评估和量化后,我们会发现,其实大多数的业务和部门都十分适用RPA流程,如:

  • 财务   :销售订单处理,发票处理,应付账款管理等
  • 管理报告   :收集信息来源,并将数据信息在表单中进行统计等处理
  • 市场营销   :列表管理,电子邮件管理,社交管理,数字营销,CRM管理等
  • IT/HR:员工入职或者离职手续等

 
 


对RPA而言,它的机会无处不在 。 除 了像我们开篇就举过例子的银行、保险、物流等行业外,它还特别适用于那些耗时多、成本高、流程循环的行业,例如:医疗行业。有业内人员发现,RPA可以显著改善医疗系统非临床方面的低效率,以往费时费钱的繁琐过程可以通过RPA进行优化,例如,检索赔偿的状态,医生资格的查询等。 所以说,RPA能让人们从数据中解放,从而去完成更多创造性的工作。

 

 

05

适合RPA的4项任务

在知道哪些流程特别适合使用RPA之后,我们可以再来了解一下,RPA在实际的使用中所适用的4项任务

 

1. 更新信息 某些企业需要经常清理及更新系统中的邮箱地址,而在需要处理大量邮箱数据的时候,通常会需要IT人员介入帮忙。而使用RPA,即使你不懂编程,也可以轻松完成这件事情,避免了大量手动的重复劳动。RPA可以自动访问每个账号并进行更新,并且可以确保重要的信息不会遭到泄露。
 
2. 迁移信息。 如果遇到公司合并等情况,企业就需要将信息数据从一个系统转向另一个系统。这个时候,如果使用RPA,就可以用超人的速度让数据从旧系统导出,来完成整个转移。RPA的优势在于,不单单是数据可以迅速得到迁移,还可以将一系列的操作日志都得到保存和记录。
 
3. 紧急任务。 如果需要短时间操作大量的任务,就可以请RPA帮忙。因为RPA可以比人更快地运行大量重复的工作。如果一家银行发生借记卡或信用卡的数据泄露事件,这家银行肯定希望争分夺秒地关闭这些信用卡,以保护客户免受资金被盗的麻烦。这个时候,RPA就可以最大化地发挥它的优势了。
 
4. 系统监视。 RPA可以用来监视关键的业务系统。例如:一家在线的零售商如果在线上的某个环节产生错误,不仅会产生经济损失,更可能会失去自己重要的客户。而通过RPA,零售商可以利用它来模拟客户与其在线应用程序的互动,以确保事情顺利进行。如果发现任何问题,RPA会以多种方式及时报告问题,包括电子邮件、短信或其他社交软件的通知等等。
 


综上所述,我们可以看到RPA的可能性似乎是无限的,只需提出正确的问题并应用某种类型的评估和诊断框架,就可以制定出合理的解决策略。但是,U智需要提醒大家,千万不要把“无限的可能性”和“一切”混为一谈。在某些领域,RPA并不是最好的应用方法,所以要针对自己的实际情况来选择如何使用RPA哦。
 
 

特别声明:

文章来源:UiPath微平台

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/U3Sa0QyYxZiVSfPn8_CRew

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