RPA如何实现采购流程自动化

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对于某些公司而言,机器人流程自动化(RPA)可能还是一个相对陌生的单词,但现在已有不少公司将其引入到工作流程中,并取得了卓越的成效。

 

今天,我们将从天匠智能RPA的实践案例出发,共同探讨RPA如何实现采购流程自动化。

 

大批量重复操作耗费大量人力

 

作为公司经营运转环节不可缺少的部门之一,采购部主要负责公司的原辅材料、配件等各类物资的采购,保障公司生产经营活动的顺利进行。

 

企业采购流程通常包含采购计划,供应商的选择和考核,询价、比价、议价,评估,决定,请购、订购,协调与沟通,进货检收,整理付款等一系列环节。

 

其中涉及大量的数据处理、表单制作、物资盘点、文书制定……每一环节,都会耗费工作人员相当多的时间和精力。

 

企业开始思考,如何在这些繁杂重复的环节中实现效率的提升,以及人力资源的合理利用。然而在数字化浪潮之下,相较于公司其他部门,采购部的数字化进程略显落后,很多工作流程依旧通过员工手动操作完成。

 

事实上,这项人力密集型工作完全可以通过机器人流程自动化(RPA)技术,发现现有流程中的业务痛点、提出解决方案,最终实现降本增效。

 

WHY IS RPA

 

RPA能够代替或者协助人类在电脑、手机等数字化设备中完成大量高规则、高重复率的工作,重复性和常规的采购工作都可以通过RPA软件机器人实现流程自动化。

 

创建采购订单

 

采购管理是企业经营管理的重要一环,包含有采购计划、采购订单、发票校验交易管理等多项流程。其中采购订单的创建对于很多采购人员来说都颇为头疼。

 

  • 业务痛点:采购订单的创建都是由采购团队手动完成,这经常会带来诸如遇到订单信息不一致等情况时,人工处理通常会导致订单处理的延迟;人工手动输入大量数据时,难免会出现数据录入出错的情况。

     

  • 软件机器人功能:RPA技术的应用可以将整个流程自动化,从而实现高度精准和快速的结果。通过将RPA集成到采购流程中,采购人员可以在短时间内完成从提出采购申请到创建采购订单整个流程。

 

 

以天匠智能RPA机器人为例,RPA可以自动提取清单中所需要的物料信息,自动录入采购计划单并生成采购订单;RPA还可以自动发送电子邮件给审核部门,并将通过的订单反馈给采购部。而在整个流程中,采购人员只需制定采购计划,极大程度地节省了人力。

 

发票处理

 

采购订单发票查验需要财务人员将发票逐一验证的结果上传至系统,提交给相关主管负责人审核,待负责人审核订单发票之后,审核通过的发票标记为已完成,审核不通过的会将结果通知财务人员。

 

业务痛点:整个发票查验过程完全由人工操作,耗时耗力,效率低。

 

 

通过天匠智能RPA,发票审核过程全部由软件机器人完成,无需人工干预。发票验证结果自动上传系统提交给相关主管,软件机器人自动通过符合规定的订单发票,不合规的会反馈结果发送邮件给相关人员,所有结果会反馈到表格中完成记录。

 

应用效果:减少业务流程中80%的人工操作,工作效率提高100%。

 

库存管理

 

  • 业务痛点:采购人员需要对库存进行定期监控和维护,以确保有足够的货物满足需求。

     

  • 天匠机器人功能:RPA机器人能够自动监控库存数量,在库存数量巨减时自动通知管理人员对货品进行及时补充。

 

技能与人才培养

 

企业想要创建和运作数字化采购体系,远非采集更多数据和使用数字化工具那么简单。创造真正的价值还需要一个关键要素,即构建一个由数字化专家组成的采购团队。

 

而天匠智能机器人在帮助员工执行大量重复、繁琐工作的同时;友好的图形化天匠编辑器,带来了人人可上手的高易用性,采购人员即使没有任何编程基础也可轻松上手,创建自动化流程。同时,天匠学院针对不同水平的用户提供了不同类型的课程,帮助企业培养数字化人才。

 

员工在摆脱了低附加值工作的同时,掌握了更多技能。企业内部也拥有了一支具有更高数字化、自动化能力的采购团队,不仅实现了降本增效,也实现了人才培养的目标。

 

天匠智能RPA可为企业实现数字化采购,方便所有采购人员实时获取业态洞察与分析数据,帮助企业大幅提高采购效率与敏捷性。通过更智能的方式,以数据为基础为企业提供更全面的支持,带来更大的价值。

 

2020版企业级天匠智能RPA已开启试用。

 


上海云扩信息科技有限公司成立于2017年7月14日,是一家全球领先的智能RPA科技企业,以自研的天匠智能RPA平台为核心,致力于为金融、能源、电信、制造等各个行业提供智能的流程自动化解决方案,通过RPA赋能传统行业,提高运营效率,加快数字化变革。


 

特别声明:

文章来源:云扩科技天匠RPA(bottime)

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/ADCQtAPD25xve_LUjU_XRQ

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