阿里云RPA成功实施落地的7个关键因素详解

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文章来源 / 阿里云云栖社区

作者 / 码栈小二,阿里云RPA运营小二,在RPA领域有多年内容运营经验,且对于此行业动态极为熟悉,长期负责市场洞察和技术实施研究。

 

RPA(机器人流程自动化)是基于计算机编码以及基于规则的软件,通过执行重复的基于规则的任务来将手工活动进行自动化的一种技术,这个技术通过录制模拟人电脑端鼠标点击、键盘敲打的行为来实现。

2019年RPA市场迎来大爆发,当你看到这篇文章,或许已决定你的企业将受益于机器人流程自动化(RPA)。也或许会明智地选择阿里云RPA作为供应商,甚至已经确定了一系列可以自动化的流程,因为这将使你的业务节省超过三倍的工时。一旦启动并运行了这些流程,团队将有时间和带宽来处理那些一直推迟的项目,因为此前没有人有时间专注于它。

那下一步该如何进行?

在推出RPA的过程中,让业务中的所有部门参与进来的最佳方法是什么?

该如何确保从即将投资的数字化劳动力中获得最大的利用?

为了很好地回答这些问题,阿里云RPA有着8年的开发实施经验。这些问题帮助我们总结了一系列让机器人成功实施的模型方法。这套RPA成功实施的模型方法使企业能够通过RPA的大规模部署成功实现最大化利益,并为企业提供所有经过验证的方法,以便在组织内实施成功自动化程序。

 

我们将定义和解释与你的RPA相关的重要性的步骤。当使用RPA和RPA实施模型方法进行组合时,才可以确保RPA的成功实现可扩展且强大。这也可以降低成本,提高客户满意度,增加人才,承担新的责任,提升员工敬业度。

其中有些方法现在看起来微不足道,但是这些细节将会深远影响整体使用RPA解决方案的效率。

RPA实施中那些影响实施的重要关键的角色,以及该如何配套合适的政策来让企业更快接受且适应和数字机器人共同工作。

 

一、影响RPA成功实施的重要角色

 

我们深知在整个组织中大规模工作的数字劳动力的巨大价值。但是,构建这种自动化功能还存在挑战,特别是如果没有为机器人流程自动化(RPA)应用清晰且可重复的模型。

而这种RPA实施方法是一种可重复的大规模实施数字化劳动力的方法。一般来说,有7个关键支柱构成了这一基本模型,实现顺利的实施,要有效地应用此方法,需要合适的技能,合适的人员以及组织内的正确角色。

以下是自动化团队需要的关键人物,以便从RPA实施方法和数字劳动力中获得最佳效果。

 

1、RPA实施方法架构师

 

为了使数字劳动力有效运作,我们必须考虑机器人的需求,即通过RPA全天候为企业提供的多技能和多语言数字工作者。

在运营模式术语中,这意味着完善公司程序(基于人力劳动力的需求而创建)以反映数字劳动力的需求。

理想的RPA实施操作模型的架构师是了解RPA的人,他之前实施过RPA,并且知道机器人操作模型的价值。

每个RPA实施操作模型都略有不同,每个组织的方式也略有不同。你的RPA实施方法架构师采用底层RPA通用模型,并与企业合作将其转换为适合企业的流程。

 

2、自动化设计师

自动化设计人员构建和设计可重复使用的模块化组件,以形成自定义RPA实施方法 —模块化元件,可帮助加速机器人的使用。

自动化设计师所做的是加快交付周期并防止维护上的开销。他们通过创建弹性,可重用和可扩展的对象来实现这一目标,这些对象是每个流程的核心。例如,为客户系统登录编写一个对象允许将该登录元素添加到使用客户系统的整个组织的每个流程中 - 更改一次,并立即由所有这些流程继承。

建立自动化设计师有助于创建最佳模型。我们知道这一点,这就是我们为这些设计师提供培训和认证的原因 - 帮助这一角色推动自动化战略的成功。

 

3、流程开发人员

流程开发人员是另一个关键角色,“开发人员”这个词可能听起来像是IT中的角色,但这与RPA的商业主导风格背道而驰。

实际上,这是一个操作角色,你可以在其中配置可重复且可伸缩的业务流程,而不是开发可以更改底层系统的IT解决方案。因此,流程开发人员需要了解你的核心操作,并采用逻辑方法来创建这些流程结构。

因此RPA供应商拥有工作规范、培训制度和为角色创造完美人才所需的认证。

 

4、自动化管理员和控制器

自动化管理员和控制器是数字世界中的新角色 - 但它们是数字劳动力最重要的人力资源的重要组成部分。

人力资源部门负责人和团队负责人,在机器人方面,他们拥有自动化管理员和控制器,他们可以安排工作量并使RPA高效工作 - 以与人事经理相同的方式工作。

自动化的效率在早期阶段将是非常动态和可变的,但随着自动化管理功能的发展,这将提供更加一致和可靠的交付。

 

 

二、配套相关政策

使推动RPA解决方案顺畅无阻

 

俗话说没有规矩不成方圆,制定适合企业RPA数字工作者政策可以推动企业内部对其的认知,以便快速在企业内部推动并广泛使用。

数字劳动力可帮助应对数字化转型挑战。但是,当审查内部政策和程序时,为数字化工作者量身定制这些政策和程序至关重要。

通过将机器人流程自动化(RPA)与RPA实施方法相结合,组织可以访问可扩展的数字工作者池。当然,企业需要在自动化团队中拥有合适的人工角色,也需要考虑到机器人工作人员不断变化的程序需求。

 

为什么根据数字劳动力的特定需求制定政策至关重要?

我们总是从人的角度看问题。因此,从历史流程的角度来看,企业的政策和程序都将围绕人的劳动力来构建。

到现在为止这是有道理的。但是,人并不是2019年在组织中执行任务的唯一工作人员。随着数字劳动力的到来,拥有的数字工作者,这意味着需要重新评估如何设置全业务政策 -将数字工作者考虑到政策的设定当中。

考虑一个组织的安全性,当企业开始实施RPA和数字劳动力时,第一次参与的可能是安全团队,要求他们为机器人提供登录。

如何开始这个对话非常重要。这可能是安全团队第一次被告知允许“安全”机器人被允许进入他们的网络,所以他们的初步反应可能很激烈。毕竟,他们已经花了他们的职业生涯来保卫网络房地产“机器人的入侵”。

重要的是要详细解释这些数字工作者如何完全符合安全要求。数字化工作人员是安全、可靠的,并具有逻辑访问模型,可以保护网络免受任何形式的恶意干预。

尽早进行这些对话,才可使安全成为数字化转型之旅的一部分。

修改特定程序。数字化工作者的工作始终如一,但他们并不像人那样思考。因此,需要修改针对人力资源的内部政策。

例如人们习惯于在桌面上出现软件更新提醒以及我们响应和执行这些更新。但是机器人不会这样操作,除非受到更新的指令,因此将这些版本和软件自动化更新包含在流程架构中非常重要。软件更新是一件简单的事情,但这种方法只有以正确的方式真正接受RPA和数字转换时才会发生。

又例如为什么我们的计算机上有屏保?我们需要屏保,因为人类会离开他们的办公桌去咖啡机或者去和同事交谈。

但是机器人没有朋友可以聊天,也不会离开办公桌。它只是坐在那里全天候工作,所以机器人不需要屏保。我们已经看到部分企业,其中一个进程每隔9分钟就会触摸屏幕,以防止屏幕保护程序被踢出。对于数字工作者来说,则不需要这些设定。

要从数字转换实施中获得最大收益,需要专为数字化劳动力设计和构建的策略。我们需要的是一种自上而下的方法来更新策略,因此整个业务被购买到数字方法中。

因此,要成功实施RPA自动化解决方案,需要的是企业和RPA提供商精诚合作,相互配合,才能快速推动,仅仅把责任和工作推给乙方,而忽视甲方内部的管理和配合交流,很有可能产生与预期不符,内部推动困难等现象。

 

三、拥抱RPA的前提是

你要选择正确的流程进行自动化

 

选择最有战略意义的流程自动化,如同行军打仗,将会为自己战略规划的业务提供枪和火药,因此其重要性不言而喻。

为什么选择最有利的流程并以包含RPA的方式提供这些流程至关重要?

1、检查你选择的流程

在定义机器人流程自动化(RPA)策略的早期阶段,需要执行一些基本分析。确定了哪些流程?以及它们是否是数字劳动力执行的最佳流程?

阿里云RPA则具备这样的能力来帮助进行分析,提供最符合企业实际情况和业务要求的自动化流程解决方案,并可以准确了解流程应该是什么样子,有效地完成这种分析意味着能够查看流程并“量化”流程中的内容。

通过量化每个自动化流程的应用,才能回顾企业组织获得的投资回报率(ROI)。这将有助于在选择机器人自动化流程的时候,做出明智的决策。

2、挑战IT中的主流思维

往往众多RPA厂商在推广自己的产品是无门槛的0代码开发模式,这是真的吗?真的不需要开发人员懂代码吗?

从阿里云RPA团队8年下来在市场的验证下,发现并非如此。

我们的产品也有“可视化开发模式(无代码模式)”,这将允许运营团队定义自己的流程,但这绝不意味着开发者可以天马行空创造,运营团队务必要具备编程思维才能操作自如,让整个自动化流程更加民主化。

但不得不说,门槛降低了一部分,这将让来自商业背景的员工为能够设计和启动他们自己的自动化流程的目标向前迈出了一步。

但是,这种前景可能需要一段时间才能融入组织并被接受。使用的语言,以及对RPA的总体讨论方式,对于挑战人们的思维方式至关重要。

3、删除RPA的测试环境

“在现场测试”一词会让大多数公司的IT经理惊恐万分 。大部分人被告知永远不要在现场进行测试。构建一个测试环境,并在实际系统附近的任何地方进行测试之前对其进行了测试,将这种环境拉到一起可能需要数周甚至数月的时间。

但事实上,RPA解决方案中的数字工作人员并未改变系统中的任何内容。你的机器人正在做的是重复使用系统中已存在的资产,并与人力劳动力完全相同的方式执行此操作。

那么,为什么需要测试环境呢?实际上,你不需要测试环境。

拥抱RPA的现实即我们需要的是真正拥抱RPA。这意味着要重新评估我们作为组织如何将数字化劳动力引入我们的系统。

让我们缩减测试环境的使用范围,拥抱数字工作者并投入更多时间和精力来定义最有效的流程。只有拥抱RPA和自动化才能实现这些机器人的真正潜在价值。

 

四、拥有适合自动化的战略和基础设施

 

 

1、要使自动化产生真正的价值,需要和业务深度结合才是王道

机器人流程自动化(RPA)是数字化旅程的起点。为有效实施RPA,建立正确的战略和技术基础设施至关重要。

我们的RPA实施方法可帮助组织以最有条理和最有效的方式快速设置数字劳动力,无论是概述你需要的人类角色还是如何更新数字工作人员的程序。但要使自动化真正增加价值,你需要将RPA和智能自动化嵌入到整个业务中,让自动化作为企业业务的一部分。

近年来,我们一直在帮助组织实现流程自动化。重要的是将RPA视为更广泛的企业业务中不可或缺的一部分, RPA不会孤立地增加价值,它需要成为更广泛的企业系统的一个组成部分。

为了实现与技术基础架构更广泛的集成,需要与你的企业架构师进行互动,并了解RPA如何适应更大的范围。这听起来很简单,但多年来我们已经看到这是有阻碍的。

 

2、在你的RPA实施背后有一个策略

在许多组织中,自动化仍然是一项相对较新的技术,因此在实施的早期阶段,通常会有一些关于获得RPA的兴奋。

人们想要开始,他们希望看到桌面在关键流程上工作,他们希望看到一些初期的投资回报。这对开始很有帮助,但为了让自动化真正增加价值,你需要制定自动化计划背后的策略。

无论你的主要目标是自动化后台财务流程,还是自动收集客户反馈,为RPA实施制定明确且可衡量的战略至关重要。

你的自动化必须构思和设计来支持你的关键战略,而不是在小口袋中启动RPA,并且必须与整个组织中的基础业务战略和驱动因素保持一致。

如果一开始就从战略角度思考,你会看到你的RPA将获得更好的回报。

因此,技术创造价值永远不会孤立存在,它必须和企业业务融为一体,因此选择战略性和最佳流程进行流程自动化,将是你感受RPA价值的核心!

或许有人认为(例如文化建设、充分沟通)这些操作太虚了,似乎完全没有必要,但事实证明正是前期这些内容充分做到位,才消除了很多不必要的麻烦,从而在未来长期的RPA旅途中获益无穷,甚至迷恋上RPA流程自动化带来的整个企业效率提升的好处。

 

五、实现最有效的自动化

而不是实现自动化

 

最有效的自动化流程,这里我们细讲什么是最有效的自动化流程。如果你希望实现真正的投资回报(ROI)以及将数字化劳动力引入系统的战略利益,那么此环节至关重要。

为了实现所需的投资回报率,重要的是缩减测试环境的使用,拥抱数字化工作者并鼓励IT和运营职能部门之间进行认真讨论,以便两个部门都了解RPA的潜在优势。

我们发现企业内部的IT团队和运营团队更好的沟通是自动化成功的关键。因为我们的客户反馈它确实有效。

这种追求最有效自动化的思想还有助于企业将RPA价值给真正传播开来,从而赢得客户真正的信赖。阿里云RPA的产品专家十布表示:“大部分企业做流程自动化只是在做流程的自动化,却没有真正思考RPA技术到底放在哪些流程才是价值最大的,最吸引客户去使用的,因此很多企业在推广的时候往往不能切中用户痛点,从而不能有效传播,因为用户总说,你这个东西我不需要。”

RPA的不断演变。通过以正确的方式实施RPA,你可以了解有关组织内部流程的更多信息,了解你采取的每项行动和每项决策,以及这对整个企业的影响。

因此,不要依赖传统的IT方法,而采用优化机器人使用的交付方法。想想作为一个完全成型的数字化劳动力队伍推出的一个机器人团队,他们以与人类工作者相同的方式使用你的系统,但数字工作者为整个流程带来的速度,效率和准确性的提高,是很令人振奋的。

 

六、拥有完备的RPA所需的售后支持服务

 

即使不单独走机器人流程自动化(RPA)的道路,我们也将在此为你提供支持。

我们强调在实施RPA时可以调用各种支持服务和资源来帮助你实现自动化之旅。阿里云RPA拥有完备的合作伙伴网络,专业的培训,可帮助进行RPA开发,RPA实施方法架构和流程设计。

因此,作为进入此自动化设计之旅的客户,我们提供RPA实施方法所需的设计架构师以及具有深厚经验的认证设计师,在进行数字化转型之旅时提供支持,指导和专业知识。

1、不断评估流程进度

我们可以提供流程、策略和进度的评估。多年来,我们一直在大规模提供机器人流程自动化(RPA),因此我们知道RPA在整个组织中的规模和企业级工作的基础是什么。

我们可以帮助评估实施过程中每个阶段的位置,智能自动化专家可以提供所需流程,RPA实施方案设计和实施策略所需的保证。他们提供所需的指导并确保整个流程朝着正确的方向进行。

2、客户成功经理的支持

阿里云拥有强大客户经理体系,他们多次经历过这些旅程,可以将所有独特的经验和知识带到桌面上。他们以前从事过自动化项目,了解最佳实践,并且在我们客户的组织内大规模地建立了RPA和智能自动化。

客户成功经理将随时提供支持,指导并确保拥有实施这些突破性自动化功能所需的一切。

 

七、改变你的文化,

从RPA中获取最大的收获

 

你有采用RPA的企业文化吗?

如果你的组织内部有完整的文化采用,你可以留意使用新动词。例如来自业务的人作为RPA领导问你‘这个过程可以是RPA吗?’,他们实际上的意思是“这个过程可以由数字工作者操作” - 这就是真正具备采用RPA企业文化的样子。

当运营人员自己要求流程用“RPA”实现时,而非自上强行推广,这就已经成功了一半。

1、让IT尽早上手

实际情况是,你的IT团队可能对其系统中的“数字工作者”持谨慎态度。但我们知道,这通过正确的参与和沟通,可以扭转这些期望。

如果在自动化过程中尽早聘请IT部门,那么他们将看到变更管理的必要性,并了解机器人访问组织系统的必要性,以及执行此操作带来的所有效率优势。

2、消除业务团队的焦虑

目前员工对RPA和自动化目标的误解确实占上风。他们认为这会带来负面影响,尤其是取代掉自己的工作,因此,重要的是要强调数字劳动力如何在这里赋能给运营,并非是取代的作用。

通过正确的消息传递,业务部门将开始理解为什么不需要“自动化焦虑”以及数字化工作者如何在这里使人类工作者更好地生活,而不是取代他们在业务中的角色。甚至开始命名他们的机器人,并给它们设置有趣的名字。对我们来说,这清楚地表明RPA文化的影响已经实现。

在我们向客户提供RPA的8年时间里,我们学到了很多东西。它为我们提供了现在阿里云RPA产品中智能自动化所需的经验、知识和见解。因此,也希望我们的专业知识,帮助你的组织成长和更快扩展,让RPA成为业务的核心。

希望大家喜欢我们的RPA成功实施的方法,并充分理解它们,以上则是我们所有方法的介绍。
 

原文链接:

https://yq.aliyun.com/articles/692010spm=a2c4e.11153940.0.0.6ffe5618q8ZCUW

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