Wilbert van Leeuwen
Work Fusion:请说明一下,应用RPA Express的公司背景吧。
Wilbert van Leeuwen:De Krom是一家典型家族企业,拥有近100名员工和一支年轻充满活力的管理团队。经营公司的高管一直在寻找一个机会,使他们的流程变得更加智能,并减轻员工手中的工作量。例如,他们正在开发自己的摊铺机器人,以大幅减少大型摊铺项目的人力。当Work Fusion第一次向De Krom展示RPA Express时,他们认为这样做太好了。他们很快意识到RPA Express就是他们要找的产品。
Work Fusion:De Krom用RPA Express解决了哪些工作问题?
Wilbert van Leeuwen:我们自动化了一个耗时的数据输入流程,包括收集,检查和路由分包商的50-80个工单的报告。
它涉及以下流程:
·两名业务员工负责收集并检查项目经理的Excel表单提交的工作报告。
·然后他们将数据输入ERP软件。
·他们将报告作为PDF文件通过电子邮件发送给每个分包商。
这两个员工每周工作时间为16到24小时,这使得他们很难管理工作量,并经常迫使他们在周末加班工作。
Johan和Martijn de Krom
Work Fusion:采用RPA后,现在这个流程是什么样的?Wilbert van Leeuwen:现在,以前的收集任务都由RPA Express机器人执行。每次运行后,机器人都会向商务办公室发送一封电子邮件,其中包含有关处理工作订单的报告,以及无法处理某些工作订单的原因。当工作订单具有输入不规则性时会发生这些异常,例如旧版本的Excel表单,缺少项目编号或其他不完整的字段。然后,业务办公室审查这些案例并决定他们是否可以自己调整工作订单,或者项目经理是否需要参与。
Work Fusion:你们是如何设计这个RPA过程的?
Wilbert van Leeuwen:为了进行重新设计,我们与业务办公室员工密切合作,以确保我们不会错过任何东西。自动化流程也为改进流程提供了机会。有趣的是,即使我们没有改变数据输入过程(项目经理报告的Excel表格),我们也注意到这些文档的质量有所提高,因为RPA Express机器人标记的工作订单并不完全正确。这为项目经理提供了清晰而有条理的反馈,从而提高了正确完成的工作订单的比率。上周我们甚至达到了100%的正确率,这显然提高了我们在工作中的效率。
Work Fusion:实施RPA流程用了多长时间?
Wilbert van Leeuwen:花费的总时间约为60小时,部署前的时间为四周,实施后的监测时间为三周。
Work Fusion:使用RPA Express后有哪些溢出?
Wilbert van Leeuwen:该RPA过程将人的工作量从平均每天20小时缩减了90%,平均每天只需要2小时操作即可。根据实施成本与节省的时间收益,我们实现了大约三到四个月的投资回报率。
Work Fusion:现在办公室的员工,把更多时间用在哪些地方?
Wilbert van Leeuwen:首先,他们不用在周末加班。其次,他们的日常工作,已经减轻了一项沉闷而耗时的任务,这使他们有更多时间做更有影响力的工作,例如:执行成本控制监控,帮助项目经理改进大型项目书,协助销售项目等。
Work Fusion:您有RPA成功实施的特别心得吗?
Wilbert van Leeuwen:这是我们的第一个RPA项目,在重新设计流程之前进行了可行性检查。向客户展示了机器人可以在其特定的处理流程中运行,从而建立了对项目的早期信心。当将要使用RPA的客户不确定IT环境,是否已准备好用于RPA应用程序时,我们建议执行此类检查。
我们还强烈建议实施后监测。很难预测在开发阶段可能发生的一切。当您将实施后阶段纳入您的工作范围时,您可以管理客户的期望并防止不必要的损失。
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