《2040年高等教育总体设计报告》:通过RPA实现工作方式改革,加快教育数字化转型

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在日本的教育工作环境中,教师的工作时间不仅高于其他行业而且伴有大量纸质工作,这严重地影响了教育的质量和工作效率。随着日本老龄化日益严重,人力资源紧张等问题,迫使日本教育开始谋求数字化转型。

 

根据日本中央教育理事会发布的《2040年高等教育总体设计报告》显示,一些高等教育机构开始通过使用RPA机器人来改善其日常工作和教学方式,并且开设了与RPA相关的专业课程以帮助学生提升自动化技能,如早稻田大学、日本千叶大学、名古屋大学等知名学校。为了帮助更多的教育机构享受到RPA带来的益处,UiPath日本分公司开展了一场名为“教育数字化改革”的分享活动。此次活动邀请了来自教育、文化、体育、行政和后勤部门的嘉宾进行了RPA实例分享。

 

 

在此次分享大会上,UiPath日本首席执行官长谷川浩一表示,对于人力资源紧缺的教育行业来说,使用以RPA机器人为代表的“数字化人力资源”非常重要。根据日本总务省发布的数据显示,目前日本面临170万的日常办公人员缺口,并且随着时间的增长,这一缺口将进一步扩大。

 

 

RPA可以轻松地将那些基于规则、重复、繁琐的低级工作实现自动化,这种“数字化员工”将为企业、组织、公共部门带来高效的劳动力。不过推动RPA工作并非一朝一夕的事情,尤其是在教育层面至关重要。去年,UiPath与美国白宫签订了“RPA培训协议”,计划在5年内培养750000名RPA人才。

 

 

而在日本,UiPath已与中学、高中、大学签订了“RPA教育计划”,使孩子们可以从小就接受系统的RPA教育,才不会被未来的“自动化时代”所抛弃。

 

 UiPath日本首席执行官长-谷川浩一

 

日本高等教育规划司司长野夫典夫根据中央教育理事会发布的《2040年高等教育总体设计报告》,解释了教育行业进行数字化改革的要点。目前教育行业依旧是靠着人工来搜集和处理大量重复性的工作,例如:创建学生成绩数据表、搜集研究资料、财务相关的工作等。日本的老师将50%以上的时间多数用在了资料搜集、录入、查询等工作,而无法将所有精力投入到课程编排和教学。所以,只有通过RPA改变现有的教育工作方式,才可能提高整体的教学质量和行政效率。

 

日本高等教育规划司司长-野夫典夫

 

作为日本顶尖学府早稻田大学,是日本教育行业中最早一批应用RPA的学校。早稻田大学人力资源部主任丰臣雄彦表示,起初将RPA应用在财务部门。

 

没用RPA之前,需要员工手动的把纸质付款单数据录入到财务系统中,每个票据的处理时间大概在17分钟左右;

 

应用RPA之后,可以通过OCR自动的将那些纸质票据进行识别转换,然后再由RPA自动将数据录入到系统中,每个处理时间只有6分钟左右。到目前为止,这一共为早稻田大学的财务部门节省了40048个工时,效率提升了64.7%以上,远远超出了预期的32250个工时和50.6%的工作效率。

 

早稻田大学人力资源部主任-丰臣雄彦

 

为了进一步扩大RPA的应用范围,早稻田大学在其内部建立了RPA卓越中心,以进行全面的业务工作方式改进。早稻田大学IT推广部高级顾问樱井胜人表示,建立RPA卓越中心对于推广自动化业务非常重要,除了教授其他部门的员工如何部署、使用、维护RPA机器人之外,还可以从教职员工那里征集一些对工作方式改进的想法,这将进一步优化RPA机器人的使用效率。同时还会为其他部门评估和挖掘业务流程,找出那些适合RPA的业务,来改进和提高他们的工作效率。

 

早稻田大学IT推广部高级顾问-樱井胜人

 

早稻田大学的国际事务部便通过RPA机器人改善其工作方式,满足了学生的奖学金查询需求

 

在应用RPA之前,学生查询其奖学金时经常无法得到实时的结果,因为这些信息都是由人工发布进行更新,而且发布加上数据转换一次通常需要500分钟的时间。

 

在引入RPA之后,RPA机器人自动将Excel中的奖学金数据发布至系统中,并对其数据进行校审,整个转换和发布过程全部缩短至2分钟,整体效率提升88.8%!最让人惊喜的是,目前学生可以实时查询到自己想要的数据结果,极大地提升了学生的使用体验得到了广泛好评。

 

早稻田大学的国际事务部RPA研究

 

最后,日本茨城县的教育总务部行政管理负责人佐藤弘明也发表了自己对RPA的心得体会。佐藤弘明表示,茨城县在引入RPA机器人时并没有急于将其投入到实际的业务中进行测试,而是先对其员工进行培训,告诉大家RPA是什么?以及它可以做什么为日常工作带来哪些好处,来消除大家对RPA机器人的恐惧。在之后的PoC测试中,一共听取了64个工作业务改良建议,并从中选择了4项业务进行了RPA实验。测试结果表明,RPA机器人为这4项业务提高了80%的工作效率。

 

茨城县4个用于RPA测试的业务

 

日本茨城县的教育总务部行政管理负责人-佐藤弘明

 

此后,茨城县已将RPA部署在20个业务中,如教育局财务部门为每所学校分发预算:之前是通过指定的项目来进行预算分发,由于茨城县的财务会计系统无法自动读取Excel编制的预算清单,所以每次都需要人工手动输入清单数据;在应用RPA机器人之后,RPA机器人可以自动读取Excel预算清单中的数据,然后录入到会计系统中。每次可以为预算分发过程节省大约500个小时。

 

茨城县财务实际使用RPA操作界面

 

佐藤弘明认为,时间对于任何行业来说都是重要的,但没有哪一个行业可以与教育相比。目前教育行业拥有大量纸质化业务领先于其他行业,这将浪费大量的宝贵时间。希望通过这些自动化实例的分享,帮助更多的教育机构重视RPA带来的改变,并最终将其引入到实际工作中去。

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