机器人流程自动化在通信行业财务领域的实践与创新

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摘要:机器人流程自动化(RPA)技术在释放人力资源,优化业务流程、降低财务管理风险方面卓有成效。本文重点探讨RPA技术在通信行业的财务领域实践,将RPA技术创新性的应用于通信企业的数据填报、报表编制、数据稽核、银企对账等核心财务业务场景,提升工作效能,解放人工,关注RPA落地对于企业经营管理的价值提升。

 

关键词:机器人;流程自动化;RPA;财务管理;通信

 

0 引言

 

伴随着大数据、云计算、AI、物联网等新兴信息技术在财务领域的应用,财务领域正由信息化向数字化转变。以德勤、安永为代表的国际咨询公司,相继推出机器人流程自动化(RPA)解决方案。RPA在赋能财务人员,提升企业财务运营效能,降低财务管理风险都卓有成效。毕马威会计师事务所的研究报告表明:55%的北美企业正借助于RPA实现流程自动化。而RPA在国内财务领域的运用方兴未艾,市场前景广阔。

 

通信行业由于行业特殊性、具有一定的垄断性质,在市场竞争中处于优势地位。正由此,其缺乏激烈的市场竞争,导致通信行业的财务人员缺乏较为强烈的财务管理观念与危机感,难有较强的内生动力,提升财务的效能。日常大量重复的财务核算工作,造成用工成本高企。人工处理导致的数据差错,也增加了财务管理风险。如何落实企业降本增效目标,提升企业财务管理质量,对通信行业的财务管理者提出了新的挑战。通过引入RPA技术,用机器人替代人工完成高重复性、低价值的财务工作,能够释放人力资源,优化财务管理流程。

 

1、RPA的基本介绍

 

1.1 RPA概念

 

机器人流程自动化(RoboticProcess Automation,RPA)是一种程序软件。它基于预先配置的自动执行脚本完成一系列需要人工处理的流程,从而实现业务处理的自动化。借助于RPA能够将员工从重复性的劳动中解放出来,以RPA的虚拟劳动力完成标准、重复、大批量的业务流程性工作。RPA作为一种流程自动化软件工具,凭借其缩减人工成本、改善客户服务、提高风险管理水平的优势,广受市场青睐,并被业界认为是未来三到五年内最具颠覆性的技术。[1]目前RPA已经广泛应用于金融、银行、财务、医疗、制造、客服等领域,RPA应用于金融领域被称之为金融机器人、应用于财务领域被称之为财务机器人,“X+机器人”已经成为企业数字化转型的趋势之一。

 

1.2 RPA特点简介

 

RPA是通过模拟用户流程处理动作,实现业务流程自动化处理。RPA机器人要求所执行的业务流程,必须要有明确的业务流程规则。通过将明确而固定的规则配置成预设的执行脚本,重复人的业务操作过程。如报表数据录入、系统数据稽核、发票验证、供应商审核等场景,均可通过配置RPA完成这类重复性、低价值的工作。

 

RPA虽然是一款轻量级的软件工具,但其亦满足企业应用软件高安全防护要求。RPA在运行过程中不需要传输或存储任何业务数据,运行时仅在当前用户的规定流程中执行操作。RPA软件支持离线运行,最大限度保证用户数据的使用安全。RPA处理结果支持完整的审计跟踪和数据不可否认机制,所有数据都经过存储、加密并在传输过程中受到保护。

 

RPA软件支持多种部署方案,用户个人电脑上进行单机版部署、公司服务器高性能部署、云端部署。支持灾备和双活。采用的是分布式计算的设计,上述所有的部署方式,均支持通过增加计算能力实现线性的扩展,从而满足大量用户并发。

 

 

 

如上图高可用性方式的部署示意图中,大量用户并发可通过增加机器人的数量、调节或者增配负载均衡、通过增配服务管理端的集群节点、调优数据库性能一种或几种方式的组合实现线性扩展。可轻松实现1000台以上机器人的配置,为运营人员总数在10000人以上的机构提供机器人自动化服务。

 

2、RPA在ABC公司的应用

 

2.1 ABC公司的财务背景概述

 

ABC公司最早成立与上世纪60年代,目前是一家提供一揽子服务的信息和媒体运营商的服务商的国有企业。作为通信运营商的服务商,ABC公司拥有通信、信息化、建筑等领域20余项顶级资质,下辖二十余个专业子(分)公司,综合实力名列全国同行业前列,服务运营和支撑保障网络覆盖省、市、县三级。ABC公司的财务管理职能没有进行集中管理,而是下放到各专业子(分)公司进行化小承包。目前各子(分)公司的财务核算与管理涉及系统众多,业务系统之间实现集成代价过大与系统建设过长。导致ABC公司难以进一步整合财务管理,日常财务业务工作中依旧存在大量存在、低价值的、高重复、大批量的日常事务工作。尤其是一线财务人员需要处理大量重复性财务工作,不仅造成人工成本高企。单调重复的工作也导致员工工作满意度下降,人工处理也导致财务数据差错风险提升。

 

2.2 RPA在ABC公司的应用场景

 

当前ABC公司财务管理中的主要问题集中在以下三个方面:一、常规性的财务记账、费用报销、财务报表编制等数据填报、数据处理等重复性工作依旧占据一线财务人员的大部分工作;二、各子(分)公司财务管理水平参差不齐,导致原始凭证与财务数据存在不合规的情况,额外增加了财务复核的工作量;三、财务系统与税务、银行等外部相关系统业务也难以在短期实现数据集成,导致外部日常数据交互,还是需要人工导出,数据校对,财务工作效率与工作精度难以提升。ABC公司立足于当前财务管理现状,探讨RPA在财务管理流程中的应用,主要的落地场景如下:

 

2.2.1 财务数据填报机器人

ABC公司的某子公司,日常业务收入数据除了需要在本公司的财务系统录入外,还需要向ABC公司的统一的财务集成系统中重复录入。将RPA引入到财务数据录入场景,实现机器人自动从本公司财务系统中下下载数据,再登录集团统一财务集成系统,填报财务数据,实现财务数据重复录入机器人自动化。对比人工处理,该分公司每月填报约400笔,在业务处理量不变的情况下,每月业务处理时长从48小时下降为4小时,节省6个人天/月,业务自动化水平100%,效率提高了5倍,投资回收期0.6年;

 

2.2.2 财务报表编制机器人

 

ABC公司的财务中心需要根据各分(子)公司的经营状况,制作经营业务分析报表,用以分析各分公司的经营收入、毛利率、现金流、运营商发展状况等。由于计算口径不定期会变更,难以将该系列报表固化在财务分析系统。将RPA引入到财务报表分析场景,实现财务数据自动下载、数据自动加工、数据报表自动编制。对比人工处理,各分公司每月需要处理约120张财务报表,在业务处理量不变的情况下,每月处理时长从40小时下降为3.5小时,节省5个人天/月,业务自动化水平90%,效率提高了6倍,投资回收期0.7年;

 

2.2.3 财务数据稽核机器人

 

ABC公司财务部稽核组需要对各分(子)公司提起的差旅费、渠道费进行数据稽核与会计制证。各分公司报销的制度与标准各不相同,导致各类费用的数据稽核规则亦不相同。这大大增加了财务稽核人员的工作量。由于稽核的业务量巨大,导致财务稽核人员经常加班工作,而高强度的工作也容易导致数据差错,影响财务稽核质量。将RPA引入到财务数据稽核场景,实现对于费用的基本信息与详细信息进行稽核。同时借助于智能OCR模块,自动将扫描仪中的增值税发票以及其他发票进行分类管理,校验票据真伪。提取票据信息,将纸质票据信息的数字化。对比人工处理,各分公司每月需要处理约2400笔数据稽核申请,在业务处理量不变的情况下,每月处理时长从800小时下降为50小时,节省100个人天/月,业务自动化水平85%,效率提高了16倍,投资回收期0.2年。

 

2.2.4 银企对账机器人

 

ABC公司由于经营业务范围广、涉及的客户众多。日常发生大量的各类客户资金的进出,相应的产生不少银企对账工作。ABC公司的部分分(子)公司依旧通过人工完成银企对账工作。在银企对账过程中,人工处理耗时长,员工的工作效率低,数据出错的情况也时有发生。将RPA引入到银企对账场景,自动从银行下载企业对账单与企业财务明细,基于预设的企业财务核销要素规则,对企业银行存款日记账流水与企业对账单流水进行一一核销,自动生成核销数据结果统计表。财务人员参照核销数据结果统计表快速编制银行余额调节表,提高银企对账效率,也减少以往人工差错导致的二次稽核投入。对比人工处理,各分公司每月需要处理约40笔银企对账,在业务处理量不变的情况下,每月处理时长从40小时下降为6小时,节省5个人天/月,业务自动化水平97%,效率提高了8倍,投资回收期0.9年。

 

3、RPA的应用成效

 

3.1RPA不影响原有IT架构

 

RPA产品具有非侵入性的特点。RPA是以外挂的形式部署在业务系统中,不需要与相关的业务系统开发接口,就能够实现多业务系统的集成。RPA部署不需要开通任何平台的任何访问权限,也不需要承载或处理任何客户端的数据。ABC公司经过多年信息化建设,各子(分)公司的支撑系统众多,各业务系统之间尚未形成完整的统一入口、系统集成成本较高。借助于RPA,能够在不改变现有IT架构的情况下,模拟人工操作数据查看、上传、下载等动作,实现系统间数据互联,提升企业业财融合水平。

 

3.2 RPA具备高效稳定的工作能力

 

RPA一旦完成部署,就能够在既定的规则范围内,模拟人工进行日常业务处理。RPA可以视作数字员工,相比于生物员工,它不会出现疲劳、不会出现数据执行差错。在业务处理效率方面也高出人工十几倍、甚至几十倍。能够低成本高效率的完成各项作业,实现全天候7X24小时不间断稳定工作。

 

3.3 RPA重构企业人财物资源

 

通过引入RPA处理企业耗费时间长、重复度高、低价值的财务工作,能够将一线财务人员从原来的大量重复性劳动中解放出来,投入到更加有价值的财务分析与管理工作。大量的人力资源得到释放,物资资源得到整合,实现企业人财物资源的重构。RPA的引入促进ABC公司的业务流程再造,提高业务流转效率,促进业务管理的数据质量。

 

4、结论

 

目前ABC公司中会计录入、报表编制、单据审核等常规性重复性的财务工作已经逐渐由数字员工(RPA)完成。借助于数字员工,ABC公司的财务人员得以从重复性、低价值的财务工作中解放出来,转而做数据分析、财务规划等高价值的工作。员工的工作满意度也随之提高,财务数据准确度得以提升。在今后的实践过程中,财务管理者需要深挖RPA在财务领域的应用场景,更应该探讨如何将RPA、AI、大数据等技术融合,赋能员工数字化能力,助力财务管理由数字化向智慧化转变。

 

[1] 2019安永咨询报告:机器人技术与智能自动化——人类与机器力量的结合

 

关于作者:

郝秋江,中博信息技术研究院有限公司高级咨询顾问

联系方式:517713551@qq.com,欢迎交流

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