关于财务RPA那些事

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1、第四次会计变革大幕已启,“大智移云物”革新了财务的技术工具,悄然改变着财务的工作模式, 财务工作将更趋自动化、智能化和数字化。 

2、财务的数字化转型就是要从“最小数据集”向“大数据”转变,成为 企业的“数字神经网络”,为企业的利益相关者提供有价值的信息。 

3、 财务机器人、财务共享服务和财务转型是“点—线—面”的关系,财务转型是财务整体的变革再造,财务共享服务是财务流程的重构与优化,财务机器人则是在业务流程节点上的技术应用和优化。 

4、 RPA的技术特点主要包括:机器处理、基于明确规则、以外挂形式部署、模拟用户操作与交互。 

5、 RPA≠人工智能:RPA只能依靠固定的脚本执行命令,并且进行重复、机械性的劳动,以外挂的形式部署在原有的系统上;人工智能结合机器学习和深度学习具有自主学习能力,通过计算机视觉、语音识别、自然语言处理等技术拥有认知能力,可以通过大数据不断矫正自己的行为,从而有预测、规划、调度以及流程场景重塑的能力。 

6、  财务机器人是机器人流程自动化(即RPA技术)在财务领域的具体应用。财务机器人在RPA技术的基础上,针对财务的业务内容和流程特点,以自动化替代财务手工操作,辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务,从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量,减少财务合规风险,使资源分配在更多的增值业务上,促进财务转型。 

7、财务机器人适用于模拟人类进行简单重复的操作,处理量大易错的业务,并且以7×24小时不间断的工作模式, 在不改变原有信息系统架构的基础上实现异构系统的贯通。 

8、 财务机器人也有自身的局限性,例如无法处理异常事件、企业运营保障要求较高、需要跟踪优化机制。 

9、 尽管机器人的运行速度比人快,但远远比不上完全自动化的流程。例如,机器人需要打开并登录应用,而自动化程度更高的流程则能够通过系统层面的打通,更加快速地处理任务。 

10、财务人员要更加精通专业、更加擅长管理、更加懂得信息化、更加通晓业务,更加具备战略远见,主动拥抱变革,重塑知识结构,完成自身的转型与再造。

 

本质上讲,财务机器人是一种处理重复性工作、模拟手工操作的程序,因此并不适用于所有的流程,其适用的流程主要有以下特征:

(1)简单重复操作,如系统数据的录入、核对等;

(2)量大易错业务,如每日大量的交易核对,大量费用单据的审核;

(3)多个异构系统,内嵌于系统,但不会更改系统,不会融合系统规则;

(4)7*24小时工作模式,弥补人工操作容忍度低、峰值处理能力差的缺点,适用于企业7*24小时业务。

 

(一)费用报销

费用报销流程是财务机器人使用最广泛的流程:

  1. 报销单据接收:财务机器人对多种渠道采集而来的各类发票和单据进行自动识别、分类汇总和分发传递,自动生成报销单并发起审批申请。

  2. 费用报销智能审核:人工设定费用报销审核规则,将其内嵌至费用报销系统。财务机器人按照设定的逻辑执行审核操作,如对发票查重验真、进行预算控制和报销标准审查、记录检查结果并反馈等。

  3. 自动付款:报销单通过审核后自动生成付款单;付款单进入待付款中心,财务机器人依据付款计划执行付款操作。

  4. 账务处理及报告:付款单依据记账规则自动生成凭证,自动提交、过账,并生成账务报告、汇报至管理层。

 

(二)采购到付款

实现从供应商管理、供应商对账,到发票处理及付款整个过程的无缝衔接是采购到付款流程的重点:

  1. 请款单处理:通过OCR扫描请款单并识别相关信息,财务机器人将请款单信息录入ERP系统,对订单信息、发票信息、入库单信息进行匹配校验。

  2. 采购付款:财务机器人自动提取付款申请系统的付款信息(付款账号、户名等),并提交网银等资金付款系统进行付款操作。

  3. 供应商对账:人工设置好对账触发时间,机器人登录财务模块向供应商发送对账提醒邮件,并自动完成订单状态和发货状态查询。

 

(三)总账到报表

总账到报表流程中关账、标准记账分录处理、关联交易处理、对账、财务报表的出具等工作可借助财务机器人完成:

  1. 关账:在期末,财务机器人自动进行各项关账工作,例如现金盘点、银行对账、销售收入确认、应收账款对账、关联方对账、应付款项对账、存货的确认和暂估等。如发现异常,发送预警报告;如对账无误,则自动进行账务处理。

  2. 标准记账分录处理:财务机器人周期性对账务分录进行记录和结转。

  3. 关联交易处理:财务机器人根据相关子公司的交易信息,实现自动关联交易处理。

  4. 出具单体报表:财务机器人自行完成数据汇总、合并抵销、邮件数据催收、系统数据导出及处理等工作,自动出具模板化的单体报表。

  5. 出具合并报表:财务机器人从系统中导出并根据规则完成汇率数据和当月境内外合并数据的处理和计算,计算出期末余额并对结果进行检查;再对子公司报送数据进行催收和汇总,根据抵销规则生成合并抵销分录;最后,根据生成的数据,形成当月合并报表。

 

(四)资金管理

资金管理流程中适合财务机器人的具体子流程如下:

  1. 银企对账:机器人取得银行流水、银行财务数据,并进行银行账和财务账的核对,自动出具银行余额调节表。

  2. 现金管理:财务机器人根据设定的现金上限执行现金归集、现金计划信息的采集与处理等;引入智能算法,按照预设的规则,根据支付方式、支付策略、支付金额等多因素,计算最优化组合,完成资金安排;同时动态监控资金收支,帮助集团企业实时掌控集团资金状况。

  3. 收付款处理:财务机器人根据订单信息和供应商信息,自动完成收款与付款。

  4. 支付指令查询:资金支付指令发出后,财务机器人可自动查询银行返回的支付结果,并邮件反馈查询结果。

 

(五)税务管理

税务管理是目前财务机器人运用较为成熟的领域,包括自动纳税申报、涉税信息校验、增值税发票验真等。

  1. 纳税申报准备:期末财务机器人自动登录账务系统,按照税务主体批量导出财务数据、增值税认证数据等税务申报的业务数据基础。 

  2. 税务数据获取并维护:财务机器人获取事先维护好的企业基础信息用以生成纳税申报表底稿。

  3. 涉税数据核对校验:财务机器人通过设定好的规则调整税务差异项;借助预置的校验公式进行报表的校验。

  4. 纳税申报:根据特定逻辑由工作底稿自动生成申报表并在税务局端系统自动填写纳税申报表。

  5. 涉税账务处理及提醒:财务机器人根据纳税、缴税信息完成系统内税务分录的编制,自动进行递延所得、资产或负债的计算,完成系统内的入账,并邮件提醒相关责任人。

  6. 增值税发票开具:基于现有待开票信息,财务机器人操作专用开票软件开具增值税普通发票和增值税专用发票。

  7. 发票验真:财务机器人可基于发票票面信息自动校验发票真伪,并且可将增值税发票提交到国税总局查验平台进行验证和认证,并反馈和记录结果。

 

财务机器人的运用,改变了原有的财务工作方式和财务人员的观念,推动了财务组织架构变革,同时对财务人员的素质和技能也提出了更高的要求。

 

财务机器人的运用和其他新兴技术一样,推动了财务人员的转型,未来需要更多精通数据分析和预测、具备跨职能部门知识、善于与业务部门构建合作关系的各类复合型人才。财务人员要能够精通会计、擅长管理、熟知信息技术、洞察业务,并且具备战略远见,从而能够更好地参与商业模式创新的规划与实施、为企业提供更有见地的数据分析、推动企业新业务的布局和数字技术应用等。财务人员要不断创新,实现自身的转型与再造,重塑财务理念与知识体系,才能满足时代要求和企业的需求。

 

参考资料:《财务机器人——RPA的财务应用》。


 

特别声明:

文章来源:天路的驿站

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/RZ-B7gPmV4tesCRtW7OUcw

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