普华永道财务咨询总监 庞胤杰:如何利用RPA和AI,帮助企业最大化管理变革的效益

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近日,普华永道财务咨询总监庞胤杰作为特邀嘉宾出席“2019中国RPA应用与发展论坛”。并以《如何利用RPA和AI帮助企业最大化管理变革的效益》为主题进行了演讲。庞胤杰从两个实际的RPA案例出发,详细的讲述了企业在部署和应用RPA时所面临的问题与挑战,以及普华永道提出来的数字化转型的方案。

 
 
普华永道财务咨询总监 庞胤杰 
 
以下内容根据现场发言整理而成,分享给大家:
 
感谢RPA中国的邀请,让我有机会与大家一起分享一些关于RPA的实践与经验。我主要负责普华永道财务领域的咨询业务。其实我并不是技术出身,接触RPA是在两年前。当时我作为中化国际RPA项目总监来负责RPA的实施落地。今天我会结合一些实际项目案例,跟大家分享一下与RPA有关的知识。
 
点击视频,观看庞胤杰现场演讲内容
 
 
其实企业客户刚接触RPA时,他们会先建立一些简单的业务流程试点来体验一下RPA机器人,看看其运行效果和收益如何。但当企业应用的RPA时间越久就会发现, 推动企业变革的并不是RPA,而是通过管理变革+RPA来实现企业的数字化转型。 在这个过程中RPA主要负责流程数据的自动化处理,AI将那些非结构化数据进行转换,然后交付于RPA进行自动化处理。
 
 
 
 
RPA以流程为中心
 
•  流程的全面了解
•  最佳RPA流程实践选取
•  精益的过程改进和流程标准化
•  功能及技术顾问的密切协作
 
AI以数据为中心
 
•  解决更复杂的场景
•  优化自动化解决方案的决策点
•  预测模型和深度学习算法的应用
 
 
 

 

下面通过一个实际的RPA项目案例,来帮助大家更好的理解这个流程。 RPA案例:某H股上市的民营制造集团,为促进其业务发展、提高运营效率希望实现数字化和财务转型。普华永道为其提出了管理变革方案,从流程、组织、管报系统等方面配合落地。同时将RPA融入到企业业务流程中去,使一些固定、重复、繁琐的业务实现业务流程自动化。
 
我们的整个数字化转型解决方案包含三个阶段:调研和梳理;优化和设计;实施和落地。其中每个阶段又涉及4个维度:组织、流程、系统、自动化。
 
 
 
  • 组织:组织架构、岗位及职责现状梳理;   组织架构优化,岗位设置优化;新组织架构和岗位实施;
  • 流程:管理流程及业务流程梳理、流程现状评估、流程可提升点整理;各类流程的优化及标准化制定;制定流程实施路线图,流程实施落地,流程持续优化;

  • 系统:IT系统架构现状收集及分析,系统未覆盖功能识别及整理;IT系统建设规划设计,数据流设计及规划;IT系统的优化和调整,IT系统实施及部署;

  • 自动化:自动化需求收集、梳理及现状分析;自动化转型点识别及建设规划;自动化工具的建设及实施。

 
上述是企业实现数字化转型的基本框架,整个流程都是基于业务转型,为企业铺平了数字化转型的道路。
 
诚然,每一个项目的实施与建设都会面临很多问题与挑战,RPA也不例外。在我接触的客户当中,他们在建设和管理RPA时常常会面临以下4个难点:
 
  • 流程:自动化流程本身与其他相关业务流程规范性不足,原则上并未具备自动化的条件;  
  • 组织:涉及的前端业务部门较多,在流程规范的过程中,需要与多个部门进行沟通、调整;

  • 数据:系统本身主数据质量较差,导致自动化处理过程中异常较多,同时存在大量的线下非电子化数据;

  • 技术:流程业务场景多、流程复杂、涉及系统多,自动化技术难度较高,同时异常情形较多,需格外考虑人机交互的可行性。

 
为了解决上述问题,普华永道从流程和职责两个方面给出了解决方案。
 
流程 从所有业务流程中,识别潜在的自动化流程,通过试验、分析最终选择适合自动化的业务流程。
 
•  月结流程
•  内部往来核对流程
•  应付发票校验流程
 
职责  明确可应用于自动化的流程,对企业现有业务系统进行评估和测试。
 
•  流程:潜在自动化流程识别及流程优化和标准化
•  组织:未来运营组织设计及RPA团队建设
•  系统:数据标准设计及系统优化
 
再举一个实际的RPA项目案例,让大家感受下自动化流程所带来的好处。某家上市公司下设有上百家子公司,经营行业包括:生产、销售等。每到月结的时候这家公司的财务部门忙的不可开交,我们了解该公司的财务情况之后,决定为其部署RPA以帮助财务人员,并期望将月结时间缩短2-3天。在月结的过程中,我们发现该公司的 月结存在以下3个问题 :
 
1、月结准备过程中各部门职责定位不清晰,月结沟通成本高。
2、存在月结检查项被人工遗漏情况,导致实际月结结果不准确。
3、月结过账逻辑不规范,部分差异调整的方式各员工不一致,对报表产生影响。 

 

根据这3个问题,我们进行了 明确的月结流程优化 :
 
1、逐步收集、归纳总结月结问题,明确月结异常原因。 
2、根据月结异常原因,适当增加月结检查及提醒节点,协助提高前端业务单据的规范性与及时性。 
3、规范销售公司与生产公司的月结步骤。 
 
经过合理的优化之后,整体的缩短了该公司的月结周期,并降低了月结的工作量。
 
在内部往来核对流程方面,同样发现了以下 3个潜在的问题 :
 
1、缺乏代垫类费用协同过账的共享服务流程。
2、组织架构调整后并未及时跟进调整内部往来核对规范,导致内部往来核对困难。
3、物流流程缺乏相应的绩效考核指标,大量途损商品留在发出商品科目无人跟踪处理,同时导致大量运费无法结算。 
 
根据问题我们做了如下的优化:
 
1、规范内部往来退货方式。
2、明确内部往来调拨运输过程中出现损失等特殊情况时的 奖惩机制。 
 
而在应付发票校验流程方面,我们同样发现了2个问题:
 
1、部分采购业务的适用流程不明确,与供应商物料对应关系混乱存在一对多,多对一情况,数据及业务规则需要梳理和明确;
2、部分采购流程执行不规范,职责定位不清晰,不及时签订合同、系统数据维护错误等问题屡见不鲜,导致工作量大,督促过程沟通成本高。 
 
根据所出现的问题进行了合理的优化:
 
1、规范采购申请流程;
2、规范采购执行流程(物料识别、合同签订、价格维护、付款条件、发票签订);
3、规范退货流程;
4、明确SRM推广计划。 
 
从上面这个RPA案例我们不难看出,RPA不仅可以将业务流程实现自动化,缩短业务时间节省人力和物力。还可以在部署的过程中,去发现企业那些潜在的业务流程问题,改善业务的管理制度和校审机制。这也是我前面所提到的管理变革+RPA才是企业实现数字化转型的有效方法。
 
 
 
在上述流程中我们会用到税务平台,比如:搜集发票信息、发票验证、增值税申报等。同时AI与RPA的协作也是至关重要的,通过搭载先进的图像识别、自然语言处理技术,实现非结构化数据的自动处理,与RPA等程序无缝衔接联动,更广泛的应用场景,为金融、财务、医疗、制造等领域的自动化与数字化升级赋能。
 
 
 
 
比如在上面的这个案例中:AI将负责印章的识别与验真,支持回墨章、橡胶章等多印章材质。防止那些虚假印章损害企业的利益。
 
 
 
相信随着AI技术的不断迭代与RPA的结合将服务于更多业务场景。比如自然语言处理与RPA的结合常用于客户数据查询:用户只需要说一声“请帮我查询下订单内容”,自然语言处理得到指令后会进行数据转换,然后发送给RPA。RPA通过关键字提取订单详细信息,并呈现给用户。 RPA未来的发展肯定离不开AI,而AI将决定自动化这条路能走多远。 以上就是我的演讲内容,再次感谢大家。
 

  

普华永道财务咨询总监 庞胤杰

联系方式:peter.y.pang@cn.pwc.com

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