走进大中型公司大门，看到美女成堆，零食成片，表格成河，资料成山，里面同事多有目光呆滞，神情肃穆，以至于形容枯槁者，大多财务部也。

数不清的数字，做不完的报表，对不完的账单，交不完的税单，审查和监管越来越严格，高效和合规的要求越来越大，老大总也不招人，就知道催，催，催，“年年岁岁事相似，岁岁年年人不同”，不把人磨成机器才怪呢！

现在“解放军”来了，全球领先的流程自动化供应商AA说，未来几年，RPA机器人将承担接近50％的财务工作

RPA软件机器人打通公司内外各个系统--通过更严格的数据治理和流程控制来结帐，处理发票，应收账款，总分类账，对账，税收报告和现金账户对账。

我们来看看在财务管理上软件机器人到底能帮我们做些什么？

• 应付账款和应收账款

AP和AR是资产负债表中的重要项目。在月底时，要跟踪和记录付款和收款的任务，包括批准，付款本身以及对帐，日记帐。这些工作虽然重要和必须，但AP和AR管理需要无数重复的，基于规则的任务。这些任务还要求一致性，准确性和遵守时间规定，因为它们主要是财务审计的重点之一。所以这些过程成为RPA的理想选择。RPA能够为不同的供应商和客户设置流程，建立付款批准流程，处理付款和收据，发送逾期付款通知等。

• 供应商管理

供应商管理是AP的组成部分。一家大型的跨国公司可能有多达75,000个供应商--所有供应商都有单独的付款流程和规则。供应商管理规则有助于确保在正确的时间表，商定的条件下正确地向供应商付款。 

RPA机器人可以帮助您在不同供应商之间设置付款流程，遵守正确的规则，并确保每次都按时付款（某些特定地区还可以消除腐败）。

• 发票管理

与供应商管理有关的是发票的处理。从收到票据到付款批准，公司可能需要4到16天-而且此过程的很大一部分，（有人统计可能高达76％）的人工输入。 

这意味着公司可以利用RPA自动化发票管理。RPA可以在几分钟（而不是几天）内验收发票，提取数据，输入发票，发送通知，执行对帐等。

• 月末结算流程

在每个月的月底，会计师都必须关闭该月账户，以验证和调整帐户余额，生成准确一致的财务报表，并解决任何与会计或银行相关的问题。 

这个月底的财务结算流程给会计团队和CFO带来了压力：长时间工作，令人沮丧的瓶颈以及繁琐的手动对帐。它要求准确性，及时性和对细节的高度关注。更重要的是，在月底结算期间无法使用其他会计功能。 

在RPA的帮助下，员工可以专注于从数据和报表中得出有意义的结论，而不必进行繁琐的数字运算。

• 差旅和费用处理

员工出差拜访客户或参加会议时，他们会带来大量的发票或者收据，最终找公司报销。不幸的是，有些发票缺失，有些会超出政策，有些会迟交，甚至会有假发票，有些报告问题百出，这样就有很多麻烦（这些业务销售都是老板红人，得罪不起）。 

RPA机器人通过将费用与公司政策进行比较，跟踪发票并将数据直接提取到报告中，从而简化了费用报告的批准和付款流程。它甚至可以通过电子邮件向新员工或违反政策的人发送警示（这个主意好，不怕抹不开面子啦）。

• 欺诈识别

欺诈使有些公司损失了数百万美元和公司信誉。手动收集和监控信息以检测欺诈行为对员工来说很费力。机器人不仅可以发现欺诈行为，还可以根据数据模式预测未来的欺诈活动。

• 公司之间的对帐

尽管对帐是所有会计任务的一部分，但公司间对帐尤为重要。当母公司的两个分支机构进行交易时，需要对数字进行核对，以确保记录一致，并正确显示在财务报表中。 

RPA使这些余额的检查和对帐自动化，形成异常报告，并创建文件和电子邮件报告以供财务审核和批准。

• 银行税务保险社保流水记录

会计或者出纳每天都和不同银行之间拉流水，打印回单，每月都要和税务机关，社保等机关提交报告，这些重复性劳动都是RPA机器人的理想工作内容。来自中国上海的趋研科技开发的出纳机器人DocuAI在这些方面表现非常杰出。

案例分析：我们来看看这个神秘的软件机器人DocuAI到底如何工作？

A: 应付帐款中的RPA机器人：

Lisa负责应收帐款，她负责将公司的发票上传Sharepoint，以供客户付款。她通常手动处理每张发票，每张发票需要5-10分钟，在当前状态（RPA之前）中，她必须将Excel文件与xml文件分开（在SAP自动创建的文件夹中），压缩xml文件（发票），然后将这些发票上传到Sharepoint网站供客户访问。

RPA之前的用例过程如下：

• SAP会根据客户自动将发票保存到特定的网络文件夹。

• Lisa打开资源管理器，然后存到今天的发票文件夹。

• 她选择了所有xml文件，并确保不选择任何Excel文件。

• 她将这些xml文件压缩到一个文件夹中。

• Windows压缩文件夹时，她等待。

• 压缩文件夹后，她导航到相应的网站以上传文件。

• 她登录到该网站。

• 她上传新创建的zip文件夹，其中包含要支付的发票。

这是繁琐的工作，每天由多名员工为众多客户执行。

但是，借助机器人技术，Lisa的重复性工作将大为不同。使用RPA之后，是这样：

• SAP会根据客户自动将发票保存到特定的网络文件夹。

• Lisa启动了RPA AR Bot。

• RPA要求Lisa为今天的发票选择正确的文件夹（文件夹每天更改）。

• 然后，RPA会自动导航到Lisa选择的文件夹。

• RPA搜索，然后选择所有xml文件。

• RPA将所有xml文件压缩到桌面上的一个文件夹中。

• 预设延迟使Windows有足够的时间压缩文件夹（压缩时间取决于文件数）。

• 然后，RPA导航到该公司的发票站点，使用Lisa的用户名和密码登录，选择“上传文件”，然后上传包含发票的zip文件夹。

• 上传后，RPA从桌面删除zip文件夹，以减少桌面混乱。

以上蓝色字体全部由机器人处理，与RPA之前需要50次以上的单击相比，Lisa现在只需要几次点击。Lisa过去需要5-10分钟来压缩和上传发票，但是现在她只花了2分钟，平均每张发票节省了7分钟。Lisa曾经花大部分时间只是拉动和上传发票。现在她有时间专注于更重要的事情。

B，趋研DocuAI 出纳机器人

Lucy 是上海某家大型物流公司出纳，整个公司接近300位员工，财务部接近20位同事，她每天处理8家银行，10多个账号的业务，她必须每天到每家银行网站拉流水，打印回单，再上传到自己公司系统，安装了趋研DocuAI 软件机器人，机器人每天定时就会自动以Lucy的账号和密码依次进入每一家银行系统（一共有8家），自动拉取每一个账号的流水，打印回单，自动上传到自己的系统，以前Lucy完成整个工作需要1.5个小时，现在Lucy完全可以腾出手来专注其他更有价值的工作，只需偶尔监控机器人，看看是否有异常就好。

需要注意的是，RPA可以帮助自动执行手动重复性任务，但是不能取代人类的思想，也不能做任何决策，所以同事们完全不必担心机器人会取代我们的工作，一方面我们需要有经验的会计师或者出纳员监控机器人，　报告异常，另外一方面，也许，我们从现在开始，可以给自己再次充电，都了解深层的财务管理，规划，运筹，这样，就能立于不败之地。

特别声明：

文章来源：单证机器人

作者：曾志宏（Wechat-1638881963），自由撰稿人，北科大毕业，新加坡国立大学MBA，服务于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool等跨国企业，现在致力于办公流程自动化，软件机器人RPA，以及数字供应链，智慧物流等的推广和传播。

原文链接：https://mp.weixin.qq.com/s/G8VWBVrx-wOp5mtfg3-rkQ

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