企业从PoC阶段顺利过渡到全面部署RPA的详细步骤和实施方法

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许多组织在成功实施RPA项目PoC(试点测试)之后,希望将RPA机器人全面部署到其他业务中去。但是这个过程往往充满各种挑战,例如:如何有效的利用现有IT资源?可以达到什么样的预期收益?大规模应用部署应该避开哪些“鸿沟”?等等一系列问题。

 

本文分享了UiPath首席战略官Vargha Moayed,作为前安永咨询合伙人在建设RPA卓越中心和全面部署RPA的专业知识和心得体验。将详细为大家介绍,组织该如何从测试阶段顺利过渡到全面部署的详细步骤和实施方法。

 

  

 

准备阶段

 

一般情况下,PoC阶段是从简单易操作的业务流程开始,通常会选择1—3个业务流程进行测试,时间在6—12周左右。特殊情况下,测试时间可能会更少或更久。测试时可以多个业务流程同步进行,这将有利于用户看到RPA对不同的业务流程的收益效果,测试阶段可以分为以下5个部分:

 

  • 应用范围:组织需要提前计划好RPA的应用范围,是只覆盖部分业务,如财务、人力资源,还是扩展到其他所有业务;如果是跨国性集团,要考虑到是全球范围内应用还是部分地区应用。

 

  • 人才培养:RPA并非像其他技术那样使用困难,需要IT部门的协助。所以,有计划的进行人才培养,这对以后的应用和推广起到了至关重要的作用。

 

  • 商业计划:这一项由应用范围和人才培养决定,在确保业务平稳推进的情况下,保持充足的资金支持。

 

  • 运营模式:需要再次评估组织内部业务所需的RPA机器人,根据实际运营情况来部署建设阶段和运营阶段。

 

  • 随时保持计划变更:往往很多实施计划部署的很周密,但是实施时会遇到各种预想不到的变化,所以管理者要时刻保持计划随时变更的心态。

 

 

应用范围

 

对于大型跨国集团来说,RPA的应用范围是一个需要仔细考虑的问题。因为它将影响组织的整个测试计划。如今,全球各行各业都在拥抱RPA以实现数字化转型。但是建议企业在测试RPA项目时,可以从后台项目开始,例如:财务、人力资源、采购、零售等业务。如果应用在客户、咨询业务方面,则比较容易出现错误。

 

如果部分后台业务集中在共享服务中心,部分业务仍在单个公司处理,那么RPA是否应该仅部署在共享服务中心呢?建议从一开始就包括这两个方面,共享服务中心的自动化流程可能具有更大的容量更标准化(这两个特性都有利于自动化)。由于地区和国家等原因,很多组织希望根据不同的地理位置来实施RPA项目计划。其实这对于PoC测试来说是非常困难的,建议从一开始使用一个“全球性计划”,不要拆分成多个测试计划,这将避免浪费过多的时间和资金投入。

 

人才培养

 

人才培养将贯穿整个RPA项目的实施。不仅在PoC阶段需要培养出优秀的RPA人才,在之后的日常运营、业务拓展、日常维护同样离不开RPA人才。一般来说,企业会从内部各个部门挑选出头脑灵活敢于接受新技术的员工来组成一个特殊训练班,这个班将有RPA厂商来负责系统的培训,包括:应用部署、流程设计、日常维护等技能。在这些人才充分掌握之后,他们再回到自己所在的部门,教授其他同事来使用RPA。当开始日常运营时,企业内部还可以成立自己的培训部门,来扩充自动化人才。

 

商业计划

 

商业计划会受到应用范围和人才培养的影响。如果企业希望通过RPA机器人提高工作效率,那么相对应的应用范围和人才培养需要往“效率”方面考虑,效率值最低的业务有哪些,需要部署多少个RPA机器人才能满足自己的效率需求;人才培养时应该着重教授哪些效率技能,员工能否达到预期教育目标等。随着时间推移和业务量的增长,这两个因素是一直在变化的。

 

 

运营模式

  

很多组织把RPA机器人正式投入运营之后,经常会听到需要建立COE(卓越中心)或ROC(机器人操作中心)的言论,搞不懂建立这两个中心的意义和区别。其实COE主要用于企业早期部署和测试RPA时创建的部门,用于支持RPA的实现和正在进行的部署ROC则主要用于RPA机器人的操作和监测,有助于实现自动化的标准化,同时也负责RPA的扩展和运营。事实上很多组织对COE很熟悉,但是对ROC却很陌生,下面将详细介绍一下ROC的职责和运营模式。

 

ROC可以分为3大部分:

 

1、负责开发RPA机器人和满足现有业务对自动化的需求;

2、24小时不间断的对RPA机器人进行监测和故障排除; 优化现有自动化业务,满足用户效率需求; 性能管理,实时与IT部门进行沟通,审计和跟踪整个自动化流程并生成数据报告。
3、提供技术支持,包括产品升级,技术性故障排除等。

 

ROC在建立之初,需要明确其所有管理业务范围和职责,同时要考虑其安全性、合规性和易于管理等。如果是跨国集团,这里不建议建立多个ROC中心,应该建立一个统一的ROC中心进行统筹管理。

 

 

随时保持计划变更

 

无论什么项目在初始计划阶段和实施阶段都有着较大的出入,这可能包括人员的变更、部门的变更、测试业务流程的变更等诸多无法预测的因素。管理者可以在项目计划阶段,部署几套战略以备不时之需。这里可以按照优先级来进行实施,以减少测试和运营阶段RPA所面临的挑战。

 

 

避免RPA项目常见的陷阱

 

为了帮助组织顺利的实施RPA项目,这里帮助大家总结了几个从项目计划、实施到运营时经常会遇到的几个陷阱。提前预知这些,将有助于RPA项目的成功。

 

将RPA视为一种IT技术: RPA技术最初是由大型组织的IT部门开发出来的,主要是帮助其他部门的同事来应对那些简单、重复、低级的工作任务。后来随着业务不断的变化和更新,用户对RPA的需求也有了新的变化,所以在操作和部署方面也简化了很多。慢慢的RPA从一种单一的技术解决方案过度到工具。所以,目前RPA是一种一线员工可自行配置、操作使用的工具,而并非是IT部门专属的技术性解决方案。

 

没有选择最佳自动化流程:当组织开始进行RPA测时,认为任何任务都可以进行自动化的,这通常是一个错误的选择。组织在将一个业务流程实施自动化时,需要考虑它的标准、数量、兼容、跨平台、预期收益和生产效率等诸多因素。虽然这看起来有些繁琐,但是这对以后的运营显得至关重要。这也为将RPA扩展到其他部门铺平了道路,减少了不必要的麻烦。

 

希望自动化流程越多越好:很多组织在一项自动化流程尝到甜头之后,便希望将组织所有流程实现自动化,这是不可能的。以现阶段的RPA技术来看,只能将70%—80%的业务实现自动化;可能在下一代RPA工具中,与AI等技术的进一步结合将有望帮助组织实现业务流程100%自动化。

 

低估部署和使用RPA所需的技能:我们都知道RPA是一项部署快捷易于上手操作的工具,就算没有编程基础的人,在接受2—3周培训之后也可以很快学会使用它,独立设计自动化流程。但是如果想更深入地使用和了解RPA,这需要一些具有IT技能背景的专业人士来辅助用户使用。一般情况下,RPA供应商都会提供相应的技术支持和售后托管服务。

 

高估RPA的投资回报率:多数组织应用RPA都是以减少运营成本和人力支出为目的。所以在应用RPA机器人之后他们希望迫切的看到其ROI。这当然没有错,但是短期内RPA的回报率可能会低于预期,但是从长远来看,例如可以改善人为数据错误,提高服务标准,提供24小时不间断服务,这些都是隐形的高回报也更加的长远。

 

运营之后没有进一步自动化计划:很多组织在看到RPA机器人正常投入使用之后,便袖手旁观不会再管理它。从长远来看,组织需要制定出相应的运营计划、管理计划,同时还要定时查看RPA机器人运行的效率报告,这些对于组织日后提高工作效率都有着巨大的帮助。

 

 

关于Vargha Moayed

 

 

Vargha Moayed毕业于沃顿商学院,是一位拥有28年信息咨询经验的国际顾问。早期在安永(罗马尼亚分公司)担任咨询合伙人,为欧洲、中东和非洲建立了安永的RPA卓越中心。帮助金融服务、制造销售、能源、公用事业和公共管理部门实现了数字化转型。后来加入UiPath任职首席战略官,负责制定战略计划,快速实施和运营等事务。

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