田高良|基于RPA技术的财务机器人应用研究

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原载《财会月刊》2019年第18期

田高良1(博士生导师),陈  虎2(博士)

郭  奕2,薛宇婷1

 

 

【摘要】RPA技术是通过使用用户界面层中的技术,执行基于一定规则的可重复任务的软件解决方案。财务机器人是RPA在财务领域的应用,是以RPA技术为主,结合一系列认知技术来代替传统人工的财务数字化技术应用。在实际应用中,财务机器人往往需要通过多种功能的组合,来实现某一流程节点的自动化。总体来讲,财务机器人适用于模拟人类进行简单重复的操作,处理量大易错的业务,并且以7×24小时不间断的工作模式,在不改变原有信息系统架构的基础上实现异构系统的贯通。应用财务机器人能为企业带来众多收益,但企业必须正视财务机器人存在的局限性,从全局角度考虑财务机器人的科学部署问题。

【关键词】RPA;机器人流程自动化;人工智能;财务机器人

【中图分类号】F232

【文献标识码】A     

【文章编号】1004-0994(2019)18-0010-5

       

       一、引言

 

       党的十九大报告提出,要推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合。当前,在数字化变革的时代背景下,企业需要从庞大、混杂的数据中高效筛选出有效数据并利用数据去创造价值。财务是企业天然的大数据中心,是企业数字化变革的有利切入点,而在传统财务工作模式中,数据获取难度较大、数据处理效率较低,难以匹配企业经营发展、管理决策过程中的数据需求。财务机器人是企业顺应数字化变革、更好地发挥财务大数据中心作用的有效工具,通过在财务工作中应用RPA(机器人流程自动化)技术,可保障企业业务发展和管理决策中的数据需求,为财务变革与转型奠定数据基础。根据《经济学人》的估计,未来20年会计与审计人员被机器人取代的可能性为94%,仅次于电话营销人员[1] 。同时,财务机器人模拟人类操作和基于明确规则的判断,能够将财务人员从简单重复的低附加值工作中解放出来,使得财务人员能够转型从事更具创造性、更有价值的工作,从而为财务变革与转型提供组织基础,为企业发展提供有效支撑。

 

二、RPA的内涵与外延

 

       机器人流程自动化(Robotic Process Automation,RPA),是通过使用用户界面层中的技术,模拟并增强人与计算机的交互过程、执行基于一定规则的可重复任务的软件解决方案。RPA也被称为数字化劳动力(Digital Labor),是数字化的支持性智能软件,能够完成以往只有人类才能完成的工作,或者成为高强度工作的劳力补充。

       1. RPA的技术特点。根据市场研究公司Transparency Market Research[2] 的研究,2017年,全球RPA市场规模达到了11亿美元,2018 ~ 2026年,预计可实现28.1%的年复合增长率。RPA得以快速发展,一方面在于迫切的市场需求,企业渴望利用技术提升工作效率与质量,降低人工成本;另一方面在于RPA的技术特点使得RPA相较于传统软件具备开发周期短、设计简单的技术优势。具体来讲,RPA的技术特点包括以下三个方面:

       (1)机器处理。RPA根据预先编写的脚本进行重复、机械式的运动,用自动化处理代替人工任务处理。因此,RPA可以7×24小时不间断地工作,提高工作效率。

       (2)基于明确规则。RPA主要是代替人工进行重复机械性操作,研发RPA需要基于明确规则去编写脚本。因此,RPA适用的流程必须有明确的、可被数字化的触发指令和输入。

       (3)模拟用户操作与交互。RPA主要模拟的是用户手工操作,如复制、粘贴、鼠标点击、键盘输入等。例如,国内早期出现的“按键精灵”,其会录制用户界面的所有操作,记录下鼠标点击位置和键盘数据字符,然后形成脚本分配给机器人去操作,实现自动处理表格间数据的转换、自动调整文档格式、文章排版、自动收发邮件、自动打开检验网页链接、文献检索、收集资料等重复操作。

       2. RPA的应用领域。RPA助益多个职能领域,包括财务、采购、信息技术、税务、供应链、人力资源和客户服务等[3] 。虽然RPA在不同的职能领域和不同行业有不同的应用,但是技术操作的本质是相同的,可归纳为以下两种模式:

       (1)对人类操作的模拟:基于手工的操作任务处理。RPA能够在电脑上记录员工的操作,然后将这些操作处理成计算机可以理解的对象,计算机即可在一定的规则下执行这些操作。例如登录企业内部应用、操作基本的文件、处理日常邮件、操作鼠标、操作键盘、填制表格、读取数据等。

       基于手工的操作任务处理,按照业务类型主要分为两类:第一类为数据输入等简单固定流程业务,由于RPA是按照固定的脚本去执行命令,因此无法通过自我认知学习去执行复杂、变化性强的业务;第二类为非结构化的数据收集和分析业务,随着办公需求的扩大,RPA也要处理诸多非结构化数据,例如文本、邮件、网页、声音、影像等。

       (2)对人类判断的模拟:基于规则的判断任务处理。基于规则的判断任务处理主要是指判断、计算、OCR(Optical Character Recognition,光学字符识别)及处理、爬虫数据处理、分析预测等人类判断模拟。RPA可以通过OCR技术将图片信息转化成文字信息,利用爬虫处理抓取万维网的脚本和程序,从而间接性地完成人类判断模拟动作。

       在财务工作的应付结算环节,采购订单、入库单、采购发票需要完成匹配后确认应付款,RPA能够根据ERP中的入库单和采购订单信息,以及通过OCR识别获取的发票信息,完成三单匹配,形成应付款单并自动导入财务系统。


 三、财务机器人:RPA的财务应用

 

       财务机器人是RPA技术在财务领域的具体应用,针对财务的业务内容和流程特点,以自动化替代财务手工操作,辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务。企业可以将财务机器人视为组织中的虚拟劳动力,对于财务工作中基于明确规则的可重复性工作流程,财务机器人是能够在特定流程节点代替传统人工操作和判断的财务自动化应用。

       RPA通过对人类操作和人类判断的模拟,能够实现数据的收集和整理、验证和分析、记录、协调和管理、计算和决策、沟通、报告等一系列功能。RPA技术应用在财务领域并结合一系列认知技术,能够代替传统财务人工的数字化应用,实现财务流程的自动化,提高财务部门人员配置的合理性和有效性,达到人力资源和工作强度的“削峰填谷”。

       基于RPA的技术特点和功能,可进一步将财务机器人的功能划分为五大类,即:数据检索与记录、图像识别与处理、平台上传与下载、数据加工与分析、信息监控与产出。在实际应用中,财务机器人往往承载以下多种功能的组合,从而实现某一流程节点的自动化。

       1. 数据检索与记录。数据检索与记录是财务机器人最基础的功能,通过记录传统模式下财务人员的手工操作,设置计算机规则进行模拟,从而使财务机器人执行数据检索、数据迁移、数据录入的动作。财务机器人数据检索与记录功能如图所示。

       数据检索。通过预设规则,财务机器人模拟财务人员手工检索操作,自动访问内部和外部安全站点,根据关键字段自动进行数据检索,提取并存储相关信息。相较于用传统的编程方式来解决数据检索问题,财务机器人对页面元素获取的灵活性更强,在页面存在部分修改的情况下,无须对项目架构进行调整,节约了系统维护成本。

       数据迁移。对于跨系统的结构化数据,财务机器人可自动进行数据采集、逻辑转化和数据迁移,并对数据完整性和准确性进行测试和校对。在跨系统数据迁移过程中,财务机器人不但能够进行原始数据的采集,还能够灵活处理数据逻辑转化,适应数据或流程的变更;除了一对一的系统数据迁移与测试,财务机器人还适用于一对多、多对一、多对多的跨系统数据迁移与测试。对于多系统间的数据迁移,系统配适性更强,数据迁移成本更低。

       数据录入。对于需要录入系统的数据信息,财务机器人识别纸质文件信息或接收电子文件信息后,模拟财务人员手工操作将预填充的数据自动录入至对应系统,并对原始文件进行归档。例如,使用财务机器人在供应商管理系统设立并维护供应商数据信息,在开票系统录入发票开票信息从而实现财务机器人自主开票,在银行系统输入付款数据从而为普通付款和批量付款自动生成会计分录。

       2. 图像识别与处理。图像识别与处理功能是指财务机器人依托OCR技术对图像进行识别,提取图像中的有用字段信息并输出为能够进行结构化处理的数据,从而进一步对数据进行审查与分析,并输出为对管理、决策有用的信息。

       OCR识别。财务机器人利用OCR技术对扫描所得图像进行OCR识别预处理,在此基础上对文字图像进行特征提取和降维,从而进行文字分类器设计、训练和实际识别。在完成OCR识别后,进一步对分类结果进行优化校正和格式化,最终将提取的图片关键字段信息输出为能够进行结构化处理的数据,由此减少财务人员手工录入的工作。OCR技术目前主要应用于对发票信息的识别,财务人员可以从发票信息识别和录入的机械操作中解放出来,转变成财务机器人的管理者。

       数据审查与分析。基于OCR技术对图像信息的识别,财务机器人根据预设的规则,模拟人类的判断,进一步做出任务处理操作,对识别完成的文字按照预先设置的判断要点、关键信息进行审查和分析,完成从图片到信息的转换与初加工。

       3. 平台上传与下载。上传与下载的核心在于后台对数据流的接收与输出,财务机器人按照预先设计的路径,登录内部、外部系统平台,进行数据的上传与下载操作,完成数据流的自动接收与输出。

       平台上传。不同系统间往往需要进行数据及文件的传递,当系统间数据接口尚未打通、彼此间数据融通存在障碍时,就需要通过平台上传的方式进行数据同步、文件更新。财务机器人模拟人类手工进行系统上传的操作,自动登录多个异构系统,上传指定数据、文件至特定系统/系统模块。例如,财务机器人自动登录客户关系管理系统,批量勾选上传客户信息主文件。

       平台下载。基于系统间数据同步、文件本地化存储等需求,财务机器人可自动登录多个异构系统,下载指定数据、文件,并按照预设路径规则进行存储,进一步根据规则进行平台上传或其他处理。例如,财务机器人自动收取并下载邮件、自动下载银行账户清单,创建文件并储存在合适的文件夹中。

       4. 数据加工与分析。基于检索、下载的数据信息,财务机器人可进一步进行检查、筛选、计算、整理以及基于明确规则的校验和分析。

       数据检查。数据检查是原始数据进一步加工处理的起点,财务机器人对获取数据的准确性、完备性等进行自动化检查,识别异常数据并做出预警。例如,财务机器人对从多口径获取的财务信息、业务信息进行初始数据的检查核对,预警异常数据,进一步基于数据规则进行差异处理。

       数据筛选。财务机器人按照预先设置的筛选规则,自动筛选数据,完成或推进数据预处理工作,锁定进一步加工处理的数据范围。例如,财务机器人在涵盖多指标的报表中筛选核心指标以及需要进一步计算处理的基础指标,基于筛选的数据进行数据计算、整理等后续处理。

       数据计算。对于获得的原始结构化数据,财务机器人可按照明确规则自动进行数据计算,从而得到满足个性化管理需求的数据信息。例如,财务机器人基于下载的详细销售数据,按照佣金分配规则进行佣金计算。

       数据整理。财务机器人能够对提取的结构化数据和非结构化数据进行转化和整理,并按照标准模板输出文件,实现从数据收集到数据整理与输出的全流程自动化。例如,财务机器人从不同的财务系统和报告中提取、识别数据,并自动进行数据整理。

       数据校验。在预先设置数据映射关系的前提下,财务机器人能够对从指定路径获取的批量文件自动进行匹配验证,并对例外事项进行简单调查,对数据错误进行分析和识别。例如,调用财务机器人对核心的财务子系统账户余额进行对账,对未成功对账的案例进行简单的调查,并对账户差异进行分析、生成对账失败报告,进一步创建日记账分录以处理差异。

       5. 信息监控与产出。信息监控与产出是指财务机器人模拟人类判断,推进财务运行工作流程的一系列功能,包括工作流分配、标准报告出具、基于明确规则决策、自动信息通知。

       工作流分配。财务机器人可按照预设的工作流程进行工作流分配和交接处理,实现工作流程和批复的自动推进。例如,对于数据校验环节生成的对账失败报告,财务机器人会根据预设的对账失败处理流程发邮件至相应人员进行审核与批复。

       标准报告出具。财务机器人将从内部、外部获取的信息,按照标准的报告模板和数据、文字要求,模拟人类操作整合、输出自然语言的报告。例如,财务机器人出具预测数据与实际数据的对比报告,基于收集和整理的数据自动生成监管报告,按照模板创建标准日记账分录、报告,预填制复杂报告中标准规范的部分。

       基于明确规则决策。财务机器人基于明确的规则,通过自动化指令触发,可进行分析、预测和决策。例如,利用过去的数据和市场数据进行自动化预测,根据历史信用记录进行信用审批,按照预先设置的规则自动处理标准的费用支出。

       自动信息通知。在财务处理流程环节,对于需要向其他节点财务人员、员工、供应商、客户等推送信息进行通知、跟催的事项,可调用财务机器人进行信息通知,财务机器人识别到涵盖推送信息的关键字段,自动生成信息通知指令,并进行信息发送。例如,财务机器人识别到员工借款逾期未还的信息,自动向员工发送逾期提醒邮件。

 

四、财务机器人的适用性

 

       财务机器人适用的业务特点是支持其处理不同流程和任务的运行环境,这是财务机器人高效运作的基础,为财务机器人的应用提供了必要性和可行性。总体来讲,财务机器人适用于模拟人类进行简单重复的操作,处理量大易错的业务,并且以7×24小时不间断的工作模式,在不改变原有信息系统架构的基础上实现异构系统的贯通。

       1. 简单重复操作。财务工作流程中,有些环节需要人工机械、重复地进行信息系统操作,在这些环节应用财务机器人,企业可以降低人力成本,提高工作效率,消除人为错误,提高财务处理质量和准确性[4]。这一类简单重复操作的流程环节,通常具备以下特征:

       (1)流程固定、规则明确。对于一些流程固定、处理规则明确的操作,只需要按部就班地点击按钮或进行其他机械操作即可完成,这类业务为财务机器人的应用提供了可能性。例如,月结的固定操作,自动结转凭证、计提资产折旧、内部往来对账、结汇、关账、编报完成确认等可通过调用财务机器人实现自动化操作。

       (2)重复性高、附加值低。对于企业来讲,大量简单重复的工作,其附加值往往较低,此类工作岗位或工作节点占用的人员多,产生的效益低;对于财务人员来讲,重复、枯燥的工作不利于个人能力的发挥,岗位吸引力不足导致流动性较高。这类业务为财务机器人的应用提供了必要性。

       2. 量大易错业务。采用财务机器人处理业务存在一定的开发周期和投资成本,适用的业务必使其自动化具备合理的投资产出比,因此,工作量大、易于出错的业务更适合引入财务机器人。例如,在大量数据的计算、核对、整合、验证的过程中,由于数据处理工作量大,需要投入较多的人力,导致人员占用多、人力成本高;同时,此类业务由人工操作往往容易出错,而借助财务机器人,能够批量处理数据,不仅数据处理速度快,而且能够大大提高处理的准确性。同样,这类业务也为财务机器人的应用提供了必要性。例如,系统主数据的添加及更新维护、跨系统数据的录入及核对、发票登记及状态维护。

       3. 7×24小时工作模式。传统人工工作模式下,人员工作时间有限,当企业财务工作量大时,财务人员正常工作时间难以满足企业的需求,财务处理效率会大幅下降。例如,企业应付业务量庞大时,大量积压的银行回单和记账凭证待匹配、进项发票待查验认证;或者在某一时间段,工作量异常增大,随时需要财务人员进行高强度工作。财务机器人是基于机器处理的程序,能够不间断、高效率地工作,并且可以弥补人工操作容忍度低、峰值处理能力差的缺点,适用于企业7×24小时的业务。

       4. 多个异构系统。财务机器人通过用户界面或脚本语言与系统交互,完全模拟人类操作和判断,将流程操作设计为独立的自动化任务,交由财务机器人执行。对于多个异构系统间的数据流转,使用财务机器人分别登录多个系统自动执行数据的采集、迁移、录入、校验,以及上传、下载和通知等操作,不会改变企业原有的信息系统架构。当数据交互的需求在原有多个异构系统的基础上扩展至更多的系统时,财务机器人能够以最小的自动化任务重新部署工作量,以最快的速度实现功能扩展。


五、财务机器人应用的优势与局限性

 

       1. 财务机器人应用的优势。

       (1)效率提升。财务机器人能够全天候不间断地工作,工作容忍度高,峰值处理能力强,整体操作过程都是根据固定规则执行,不受人为因素的干扰。在信息系统升级的过程中,人工操作需要花费时间消除旧习惯去适应新的系统,但财务机器人作为虚拟劳动力只需要重新修改程序即可,减少了系统升级过程中的消耗成本。财务机器人完成流程的速度明显快于人类。根据机器人流程自动化学会[5] 的数据,机器人昼夜不停地工作,通常可以承担2 ~ 5人的工作量。

       (2)质量保障。在传统的财务模式下,人工操作容易导致较高的出错率,而财务机器人操作的正确率接近100%,极大地保障了财务工作质量。再者,财务机器人的运作是基于规则化的流程和任务,这在一定程度上消除了输出的不一致性。明确的规则也使操作无差别化,避免了人为主观因素的干扰。此外,自动化处理的每一步操作都具有可追溯性,这使得系统错误可以被精准地发现,一旦出现问题,将更容易被解决。

       (3)成本节约。在传统财务模式下,大量简单重复的工作往往需要投入较多的人力资源去处理,人员占用需要付出薪酬、福利、津贴等成本,而财务机器人上线后,企业将大幅度减少此类人力成本的投入。根据机器人流程自动化学会[5] 的数据,RPA可以节约25% ~ 50%的成本。创建和维护机器人的平均成本仅为承担相同工作的全职员工的三分之一。

       (4)价值增值。在传统财务模式下,财务部门会投入一半以上的精力用于基础交易的处理,但是基础交易处理工作却不能为企业带来更多的价值增值。财务机器人的应用能够改变传统财务部门的人员结构,释放大量的基础交易处理人员转型去做高附加值的财务工作,财务人员积极性能得到有效调动,实现财务对业务的有力支撑以及财务部门的价值增值。

       2. 财务机器人应用的局限性。

       (1)无法处理异常事件。由于财务机器人是基于固定规则进行操作的,当业务场景发生较大变化时,财务机器人无法判断与规则不符的情况,无法处理异常事件,这就需要配备专门的人员监督财务机器人运行的过程,避免出现财务机器人无法处理的异常事件。一旦出现异常事件,就需要人工操作进行干预,这在一定程度上限制了财务机器人的应用。

       (2)运营保障要求高。虽然财务机器人属于ERP、CRM等软件之上的更高软件层,不改变企业原有信息系统,但是其有效运营对系统平台的稳定性有一定要求。当企业软件升级或切换系统平台时,财务机器人可能无法正常运作或迅速恢复运作,需要投入一定的时间成本和开发成本对其进行重新部署和优化。同时,财务机器人的日常运营维护需要企业财务人员对计算机知识有一定了解,对人员素质提出了更高的要求。

       (3)需要跟踪优化机制。流程固定、规则明确的流程特点,为财务机器人的应用提供了可能性。但企业的流程不是一成不变的,当企业进行业务流程优化时,就要对财务机器人重新进行部署和设计。为了保障财务机器人正常、有序地运行,快速、高质量地响应业务需求变化,企业需要针对财务机器人设计完整、详细的跟踪优化机制。

 

主要参考文献

[1] 商思争,陈建芸,戴华江等.会计机器人时代应用型高校会计专业财务会计课程地位探讨[J].财会月刊,2018(5):132 ~ 136.

[2]Transparency Market Research.IT Robotic Auto-mationMarket[EB/OL] .  https: //www. transparency marke tresearch .com/it-robotic-automation-market.html,2015-12-10.

[3] 董兴荣,姚顺意.阿里云RPA:助力企业自动化升级和数字化转型[EB/OL].https :// www. treasurychina .com/post/2238.html,2018-07-02.

[4] 产业智能官.机器人流程自动化(RPA)概念、原理与实践[EB/OL].https://blog.csdn.net/np4rHI-455vg29y2/article/details/80035832,2018-04-21.

[5] Institute for Robotic Process Automation & Arti-ficial Intelligence. Benefits of RPA[EB/OL].https://irpaai.com/definition-and-benefits,2019-06-30.

作者单位

1.西安交通大学管理学院,西安710049;

2.深圳市中兴新云服务有限公司,深圳518057

 

作者简介       

      田高良,1965年1月生,陕西富平人,管理学博士,中国人民大学工商管理博士后,教授、博士生导师,西安交通大学管理学院院长助理、会计与财务系主任。

      田高良教授是美国哈佛商学院案例研究项目(PCMPCL)成员,美国会计学会会员,英国利兹大学商学院访问研究员,教育部会计学专业教指委委员,全国会计学术类领军人才,全国会计领军人才特支计划项目入选者,财政部“会计名家培养工程”入选者,财政部管理会计咨询专家,陕西财务成本研究会会长。同时也是陕西省优秀教学团队“国际会计师ACCA双语教学团队”带头人,陕西省教学名师,陕西省师德标兵。

      田高良教授主持完成国家自然科学基金项目等课题60多项,先后完成各类课题60余项,主持国家自然科学基金项目、国家软科学计划项目4项,省部级课题25项,世界银行贷款咨询、企业咨询、政府政策制定课题30多项;在国际期刊The Accounting Review、Journal of Banking and Finance 等国外刊物发表SCI/SSCI论文20余篇,在《管理世界》《会计研究》等国内刊物发表论文120余篇,出版专业著作12部;获2018中国TOPCFO导师奖、国家级教学成果二等奖、陕西省教学成果一等奖、教育部人文社科奖、财政部优秀论文奖、陕西省科学技术等奖项20余项;国际会计师(ACCA)Financial Management课程被评为国家级精品在线开放课程、国家级双语教学示范课程,财务管理课程被评为陕西省精品课程。

      田高良教授的研究方向为内部控制与风险管理、资本运作与公司理财,主讲课程包括Financial Management、国际财务管理、国际金融、高级财务管理理论与实务。

 

      陈虎,1975年7月生,管理科学与工程专业博士,高级经济师、注册会计师,深圳市中兴新云服务有限公司总裁。陈虎博士主持或参与财政部、中国会计学会重点会计科研课题3项,在《会计研究》《财会月刊》等期刊发表论文50余篇,出版《财务共享服务》《财务就是IT——财务信息系统》等专著9本,曾获企业管理现代化创新成果国家级一等奖以及中国质量协会质量技术奖一等奖。


特别声明:

文章来源:财会月刊公众号 (ID:CKYK1980)

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/NRyodq6U0Nv7j_qc_5s5Hg

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