华为RPA助力清澜山学校提升招生效率,打造世界一流智慧校园

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随着创新型技术的成熟,数字化转型浪潮的持续推进,教育行业的信息化也在快速发展,越来越多的学校和教育机构开始应用到自动化和低代码的技术。这其中RPA(Robotic Process Automation机器人流程自动化)的弱耦合性、高效率、低门槛使用和投资回报率高等优势,正在成为这些组织实现高效业务处理的重要引擎。
 
清澜山学校(Tsinglan School)是由清华附中负责运营和管理,提供早教中心、小学、初中、高中的15年全日制国际化学校。在应用创新技术提升办学服务质量、建设数字化智慧校园探索方面也极具前瞻性,作为一家富有创新精神的国际化学校,清澜山学校率先将RPA技术应用在招生业务中以提升工作效率。近日,清澜山学招生团队接受了RPA中国的独家专访,一起深入探讨了RPA技术在教育行业的落地实践。
 
                             
RPA中国:在教育信息化的过程中,不少创新技术被应用在实际业务中,你们是如何关注到RPA这项技术的?
 
清澜山招生团队:清澜山是一所创新基因很强的学校,贯穿了教学、管理、人文等诸多领域,在校园整体的信息化建设过程中,我们综合考虑了各种新的技术和管理方案,尝试了很多对教学、学生有帮助的创新技术,来解决实际的应用需求。
 
  
我们最开始接触RPA这项新技术是得到了华为RPA产品经理杨永根的指导。我们在招生的过程中有很多费时且大量重复性的工作都是靠手动操作,他建议我们采用RPA机器人替代人工的方式来提高工作效率,并为我们展示了客户成功案例以及RPA+低代码平台所带来的价值,所以我们决定尝试引入RPA机器人。
 
RPA中国:应用RPA之前的招生流程是怎样的?使用华为RPA改造优化了哪些部分?
 
清澜山招生团队:之前我们的招生业务流程大概分为四个步骤。
首先需要员工手动频繁登录到微店获取报名的支付订单;
然后匹配金数据上的报名信息与支付订单信息,并生成统一表格;
接着根据出生日期判断学生与报名求读年级是否匹配,不匹配则重新排序匹配;
最后匹配的信息则根据不同的年级分配面试官,并在面试前三天向家长发送通知。
 
在整个业务流程中,因为原程序不支持批量导出,员工只能手工逐单导出,整个提取数据的操作是非常耗时的。此外,招生信息无法实时获取,只能等4小时以上的时间才能查看,导致不能够为学生家长提供更好的报名服务体验。
 
 
应用华为RPA之后,机器人可以自动登录到微店获取报名家长的支付订单数据。
 

然后机器人自动登录到金数据系统,按照日期导出开放日报名和学校访校预约数据。导出的数据统一保存至由低代码平台开发的报名数据管理应用,方便以后使用。
 
 
接着机器人再次自动登录到金数据并导出入学报名数据和双语入学报名数据。
 
 
最后,根据订单预约的面试时间、联系电话、姓名,自动生成所有学生面试信息表单。同时机器人会自动判断学生的出生日期与申报年级是否匹配。不匹配的则标黄,再根据之前就读年级重新排序。
 
邮件知会机器人流程图示
 
此外,当微店有新的订单支付信息时,机器人会自动登录金数据获取报名邮箱信息,然后向家长发送一封报名成功的邮件,这包括预约时间、地址和联系方式等。
 
 
总体来说,在华为RPA机器人的帮助下,我们实现了从学生报名、订单管理、面试安排的全流程自动化。过去在招生旺季的时候,通常需要十几名工作人员才能完成整个招生流程,有了RPA机器人的帮助后不到十人就可以完成,效率提升50%以上。此外,我们通过RPA+低代码的方式整合了外部多方的数据源,快速构建起了招生信息业务系统,将分散的数据进行了集中管理并且支持跨流程的调用,支撑了老师的线上作业(录入学生面试信息)和数据分析。学生面试系统和学生管理等业务流程从线下迁移到线上实现了“作业即数据、数据即作业”的一站式数据整合。
 
招生助手业务流程图示
 
RPA中国:RPA项目上线后带来了哪些收益?学校管理层及业务人员,对于引入RPA这种低代码技术有何反响?
 
清澜山招生团队:应用RPA之后工作效率有了明显的提升,之前1个人4小时的工作量现在可以通过RPA机器人在十几分钟内完成。不仅释放了人员的时间可以投入到更高价值的工作上,更重要的是改善了客户服务体验。同时因为机器人将重复、枯燥的工作实现了自动化,员工不用做一些机械性的复制、粘贴工作,所以我们工作的积极性也有了极大的提高。
 
我们学校从领导层到业务人员对于引入RPA项目都是非常认可的,现在我们的一线业务人员都在通过华为RPA和低代码平台进行着数字化创新,并且还在不断地探索更多适合自动化的场景。感觉RPA机器人就像是一个“哆啦A梦”,我们提出的任何自动化需求它都可以成功实现。同时也与我们的智慧校园和创新精神是非常契合的,我们不仅要在硬件上实现智能化、现代化,软件方面也要跟上时代潮流走在最前沿。
 
清澜山学校副校长李娟表示,相比招生部,教学、人力资源和财务这三个部门的数据量更加庞大并且很多业务都是重复操作。我们的在校生有1100多人,我们已经在尝试通过RPA机器人来替代人工处理成绩单。应用RPA的收益和效果是超出我们预期的,所以我们希望通过华为RPA将更多的业务流程实现自动化,以提升团队协作效率和工作体验,激发员工创新,为我们的学生、家长提供更好的服务。
 
最后,RPA中国也通过华为RPA产品经理杨永根了解到,除了赋能清澜山打造智慧校园,华为RPA也已经在高端设计、金融、零售、制造、政府等行业实现应用。未来也将以实际业务需求为起点,帮助用户通过“RPA+AI+低代码”的方式,构建更多自动化流程和应用,解锁更多新的工作方式,实现业务创新和增长。

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