日本通运:通过RPA每年节省34万工时,释放18000个工作岗位

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日本通运创立于1897年总部位于东京都港区,是一家覆盖陆、海、空多种运输方式的综合性物流公司,亦是日本最大的物流公司。拥有员工3,2280名,年营业额达到2,1385亿日元(2019年)。

 

 

随着老龄化严重、劳动力不足以及工作效率底等因素,已成为日本企业所面临的巨大难题。为了提供效率、释放劳动力资源、优化运营支出,日本通运于2017年9月开始规划和研究RPA项目,并于2018年5月正式开启PoC。

 

随后将RPA应用在客户订单跟踪、运输单打印、财务付款等125个业务场景。截止到2020年3月,日本通运在RPA机器人帮助下每年节省34,1567个工时,取代工作岗位1,8000多个

 

日本通运IT部负责人--井上恵太表示,自2004年以来日本新生人口一直处于巨大下滑趋势,尤其是2019年人口负增长达到50万人,“人口金字塔”已经开始崩溃。这对于需要大量人力资源的运输行业来说雪上加霜。所以,希望通过RPA解决劳动力不足、效率低和满足客户需求等问题。

 

在RPA应用方面,日本通运有两个硬性要求:第一是需要兼容所有Web浏览器,因为大部分业务流程都是基于浏览器完成的;另一方面是兼容性和扩展性要灵活,因为日本通运在全球几十个地区/国家拥有分公司和办事处,所以需要适配不同的复杂运行环境。

 

日本通运IT部负责人--井上恵太

 

带着这两个需求日本通运一共测试了7款RPA产品,最终选择了一家进行合作并于2018年5月开始了PoC测试。

 

在测试阶段,为了集思广益日本通运在内部召开了一个“RPA自动化大会”广泛征集员工希望实现自动化的业务流程,然后进行筛选。第一次收到了75份申请;11月时又进行了第二次征集活动,这一次共收到了234份申请。

 

井上恵太表示,RPA不是万能的并不能将所有业务流程实现自动化。例如,与航空货运相关的业务流程便不适合自动化。因为该业务流程涉及多大200多个分支机构,一旦某个节点出现问题整个自动化流程都将崩溃,并且完成自动化设计需要大概3个月的时间。

 

因此,在分析自动化流程方面,一定要结合实际业务需求进行适当的选择。最终一共选择了7个业务流程进行自动化测试。

 

  • 货单录入机器人:该机器人主要将已经完成的货物运单数据录入到CRM系统中。该表单涉及大量结构化数据,人工处理效率低下极易出现数据错误。应用RPA之后,机器人可自动提取所有货单信息并将其录入到指定系统中。测试通过后,日本通运将该机器人部署在73个分支机构中,每年可节省8000多工时。

     

  • 邮件提取机器人:该机器人负责提取邮件内的所有数据,例如,用户反馈,运单索取等信息,然后机器人按照日期将这些数据分别放置在不同文件夹内。

     

  • 打印机驱动程序分发机器人:由于物流行业的特殊性很多地区没有PC,只能依靠纸质来完成业务,因此打印机成为重要工具。但是,由于日本通运拥有几百家分支机构,所以每次安装打印机驱动都是一个耗费大量时间的工作。将150多个打印机驱动内置在RPA内,每当分支机构安装新打印机时,机器人都会自动为其发送驱动程序;同时,当工作人员打印出纸质表格时,RPA都会自动生成一份PDF电子文档,方便后续数字业务使用。

 

 

在谈到RPA推广时,井上恵太认为,开发人员与一线业务人员的沟通以及职责定义上非常重要。例如,当开发人员接到业务人员的自动化需求时,可以仔细审核自动化需求,将业务流程转变成自动化后获得收益是否大于投入;

 

此外,在机器人开发、测试、维护方面最好交给单独团队管理,这样可以减少业务人员不必要的麻烦。同时在内部建设了RPA卓越中心,帮助,以帮助分支机构培养更多RPA人才。

 

自2018年PoC开始,日本通运的RPA团队不断扩大,从最初的10名员工已发展成拥有50名全职员工的自动化团队。截止到2020年3月,RPA已将125个业务流程513个业务线实现自动化,每年节省34,1567个工时,释放工作岗位1,8000多个。

 

 

对于未来RPA的应用,井上恵太表示,目前日本通运还保留了大量低效纸质业务,希望通过OCR与RPA的结合将这些非结构化数据业务实现自动化。

 

例如,通过OCR自动提取纸质运单的信息然后将其存储在指定位置或系统中。如果将这些非结构化数据业务实现自动化,预计到2021年底每年可节省100万工时。

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